【コピペOK】サービス担当者会議の照会文書|記入例を230事例紹介

サービス担当者会議は、利用者を中心に多職種が集まり、ケアプランの妥当性や支援方針を確認し合う大切な場です。しかし実務では、やむを得ない理由で会議を開催できず、照会文書で担当者の意見を求めることも少なくありません。

そのときに必要となるのが「サービス担当者会議の照会文書（照会票）」です。この記事では、そのまま使える照会の記入例を230事例、場面別に整理して紹介します。あわせて、照会が認められる条件や書き方の注意点も解説します。

サービス担当者会議の照会文書とは

サービス担当者会議の照会文書とは、会議を開催する代わりに、サービス担当者へ書面で意見や情報を求めるための文書です。「照会票」「照会・回答書」などとも呼ばれます。

居宅介護支援では、ケアプランの作成・変更にあたってサービス担当者会議を開催し、担当者から専門的な意見を求めることが運営基準で定められています。会議の開催が原則ですが、やむを得ない理由がある場合に限り、照会等の方法で意見を求めることが認められています。

照会で対応できる「やむを得ない理由」とは

照会文書での対応は、あくまで会議を開催できない事情があるときの例外的な方法です。「やむを得ない理由」としては、次のようなケースが挙げられます。

照会文書の基本構成と書き方

照会文書には、決まった様式はありませんが、次の項目を盛り込むと、相手が回答しやすく記録としても適切なものになります。

1. 基本情報を記載する利用者氏名、作成日、照会先の事業所・担当者名、ケアマネ（事業所）名を明記します。
2. 照会の趣旨を簡潔に書く「ケアプラン更新にあたり」「軽微な変更にあたり」など、何のための照会かを示します。
3. 照会事項を具体的に書く確認したい内容を、相手が「はい／いいえ」や短い記述で答えられる形にします。
4. 回答欄と回答期限を設ける担当者が記入する欄と、回答期限・返送方法を明記します。

【コピペOK】サービス担当者会議の照会文例230事例

ここからは、照会文書にそのまま使える文例を230事例、14の場面に分けて紹介します。番号は通し番号です。利用者の状況や照会先に合わせて、言葉を調整してご活用ください。

利用者・家族の意向に関する照会文例（1〜20）

• 利用者○○様の体調が安定していますが、現行のサービス内容を継続することでよろしいでしょうか。
• ご家族より「現行のサービスに満足している」との意向を確認しましたが、変更の必要はありませんか。
• 独居で家族の支援が得にくい状況ですが、現在の支援体制で問題はないでしょうか。
• ご家族の介護力に変化がないか、貴事業所の関わりの中でお気づきの点があればご教示ください。
• 利用者が会議への参加を希望されないため照会とさせていただきますが、現行支援の継続でよろしいですか。
• ご本人が在宅生活の継続を希望されています。現行サービスで支援可能か、ご意見をお願いします。
• ご家族が介護を継続する意向に変更がないか、最近の様子からお気づきの点はありませんか。
• 利用者・ご家族から、新たな要望や困りごとが出ていないか確認をお願いします。
• ご本人の意欲や生活への前向きさに変化がないか、貴事業所での様子を教えてください。
• ご家族との連絡・情報共有に支障が生じていないか、ご確認をお願いします。
• 利用者○○様の生活上の希望に変化がないか、サービス提供時の発言などからお聞かせください。
• ご本人が現在のサービス曜日・時間に負担を感じていないか、確認をお願いします。
• ご家族の就労状況の変化など、介護環境に影響する情報があればご共有ください。
• キーパーソンであるご家族との関わりの中で、気になる点があればご教示ください。
• ご本人が在宅生活に対する不安を訴えていないか、確認をお願いします。
• ご家族が介護に関して新たに相談したい内容を抱えていないか、お聞かせください。
• 利用者○○様について、生活面で改善・悪化したと感じる点があればご共有ください。
• ご本人・ご家族の意向を反映した現行プランに、相違や違和感がないかご確認ください。
• ご家族の介護負担感に変化がないか、サービス提供時の様子からご教示ください。
• ご本人がサービス利用に対して拒否的な様子を見せていないか、確認をお願いします。

訪問系サービスへの照会文例（21〜40）

• 訪問介護での支援内容に、変更や追加の必要はありませんか。
• 訪問介護の身体介護・生活援助の区分に、見直しの必要はないでしょうか。
• 訪問介護の利用時間・回数は、現在の状態に対して適切でしょうか。
• ヘルパーが訪問時に気づいた、利用者の変化があればご教示ください。
• 訪問看護の利用回数は現行で適切か、医療的な観点からご意見をお願いします。
• 訪問看護で観察している健康状態に、変化や留意点はありませんか。
• 訪問リハビリでの機能訓練の効果や、目標の達成状況をご共有ください。
• 訪問リハビリの内容・頻度に、見直しの必要はないでしょうか。
• 訪問入浴サービスについて、継続の必要性に変化はありませんか。
• 訪問入浴時の体調や皮膚の状態に、気になる点はありませんでしたか。
• 訪問系サービスの提供時間帯について、調整が必要な事情はありませんか。
• 訪問時の利用者の在宅状況（不在・施錠など）に、問題は生じていませんか。
• 訪問介護で対応している内容のうち、本人ができるようになった動作はありますか。
• 訪問看護と主治医との情報連携に、不足や課題はありませんか。
• 訪問サービス提供時に、住環境面で支障となっている点はありませんか。
• 訪問介護のサービス内容が、ケアプランの目標と整合しているかご確認ください。
• ヘルパーの交代など体制の変更が、利用者に影響していないかご教示ください。
• 訪問リハビリの終了・移行について、検討すべき時期に来ていないでしょうか。
• 訪問看護で実施している医療処置に、追加や変更の予定はありませんか。
• 訪問系サービス全般について、現行の支援量で過不足がないかご意見をお願いします。

通所系サービスへの照会文例（41〜58）

• デイサービスでの活動への参加意欲に、変化はありませんか。
• デイサービス利用中の食事・水分摂取の状況に、変化はありませんか。
• デイサービスでの入浴介助に、支障や見直しの必要はありませんか。
• 通所時の送迎について、トラブルや負担が生じていないかご教示ください。
• デイサービスでの他利用者との関わりに、気になる点はありませんか。
• 通所リハビリでのリハビリ意欲・目標達成状況をご共有ください。
• デイサービス利用中の体調変化やヒヤリハットはありませんでしたか。
• デイサービスの看護記録に、特記すべき事項はありませんか。
• 通所サービスの利用曜日・回数に、調整の必要はないでしょうか。
• デイサービスでの活動プログラムの中止・変更はありませんか。
• 通所介護での機能訓練の内容が、利用者の状態に合っているかご確認ください。
• デイサービス利用日の生活リズムへの影響について、気になる点はありませんか。
• 通所中の排泄や移動の介助量に、変化はありませんか。
• デイサービスでのレクリエーション参加の様子をご教示ください。
• 通所サービスでの食形態・嚥下状態に、変化や留意点はありませんか。
• デイケアでの理学療法・作業療法の継続方針に、変更はありませんか。
• 通所サービス利用中の認知症の症状に、変化はありませんか。
• デイサービスの利用継続について、本人・家族の満足度をご共有ください。

医療・主治医への照会文例（59〜78）

• 主治医より、治療方針に変更はありませんか。
• 投薬内容に変更がある場合、サービス提供への影響をご教示ください。
• 在宅酸素療法の使用状況に、変化はありませんか。
• 点滴や医療処置の新たな導入予定はありますか。
• リハビリの継続指示に、変更はありませんか。
• 栄養管理について、主治医からの新たな指示はありますか。
• 褥瘡の処置について、追加の支援が必要となっていませんか。
• 主治医の往診・受診の頻度に、変化はありませんか。
• 服薬管理について、課題や見直しの必要は生じていませんか。
• 在宅診療と各サービス事業所との情報共有に、不足はありませんか。
• 病状の見通しについて、医療的な観点から留意点があればご教示ください。
• 入院や検査の予定があれば、サービス調整の要否を含めご共有ください。
• 医療的ケアの実施にあたり、事業所間で確認すべき事項はありませんか。
• バイタルや健康状態の数値に、注意を要する変化はありませんか。
• 主治医意見書の内容と現在の状態に、相違が生じていないかご確認ください。
• 感染症や持病の管理について、サービス提供時の留意点をご教示ください。
• リハビリ専門職から見て、医療との連携で補うべき点はありませんか。
• 服薬や医療処置に関する家族の理解・対応に、支障はありませんか。
• 緊急時の医療連絡体制について、見直しの必要はないでしょうか。
• 退院後の医療管理について、在宅で継続できる体制が整っているかご確認ください。

利用者の生活状況・ADLに関する照会文例（79〜98）

• 食事動作や食事量に、変化はありませんか。
• 排泄の状況や排泄介助の量に、変化はありませんか。
• 睡眠のリズムに、乱れや変化はありませんか。
• 入浴・清潔保持に関する支援量に、変化はありませんか。
• 移動・歩行の能力に、低下や改善はみられませんか。
• 外出の機会は、現行どおり確保されていますか。
• 服薬の遵守状況に、課題は生じていませんか。
• 口腔ケアや口腔状態に、支障は出ていませんか。
• 更衣・整容などの身の回り動作に、変化はありませんか。
• 食事の準備や買い物など、生活関連動作に変化はありませんか。
• 体重の増減など、栄養状態に気になる変化はありませんか。
• 居室や住環境の状況に、生活上の支障となる変化はありませんか。
• 日中の活動量や離床の状況に、変化はありませんか。
• コミュニケーションや意思疎通の状況に、変化はありませんか。
• 視力・聴力など感覚機能に、気になる変化はありませんか。
• 生活全般について、自立度が高まった・低下した点があればご教示ください。
• 季節の変化に伴う体調・生活への影響はありませんか。
• 利用者の生活全般に、大きな変化が生じていないかご確認ください。
• 趣味や役割など、生活の張りにつながる活動の状況をご共有ください。
• 生活リズム全体について、支援上の課題があればご教示ください。

認知症・行動心理症状（BPSD）に関する照会文例（99〜112）

• 認知症の中核症状（記憶・見当識など）に、変化はありませんか。
• 徘徊や外出に関する行動に、変化や新たなリスクはありませんか。
• 昼夜逆転や夜間の行動について、変化はありませんか。
• 不安・興奮・易怒性などの様子に、変化はありませんか。
• 物盗られ妄想など、認知症に伴う訴えに変化はありませんか。
• 服薬や金銭管理など、認知機能の低下による支障はありませんか。
• 認知症の進行に伴い、見守りや介助の量に変化はありませんか。
• デイサービス等での集団活動への適応に、変化はありませんか。
• 認知症の症状について、ご家族の対応に困難が生じていませんか。
• 認知症に伴う食事・排泄面での、新たな課題はありませんか。
• 認知症の症状悪化に伴い、医療機関への相談が必要な状況はありませんか。
• 利用者の意思確認が難しくなっている場面はありませんか。
• 認知症の症状に対して、現行の支援内容で対応できているかご確認ください。
• 行動・心理症状（BPSD）への対応で、各事業所が困っている点はありませんか。

福祉用具・住宅改修に関する照会文例（113〜128）

• 福祉用具の使用状況に、不具合や課題はありませんか。
• 手すりや歩行補助具の状態に、不具合はありませんか。
• 車いすの操作性やサイズの適合に、課題はありませんか。
• 介護用ベッドの利用に、支障や見直しの必要はありませんか。
• 住宅改修後の使用感に、不都合は生じていませんか。
• 福祉用具の定期点検で、異常や交換の必要はありませんか。
• 利用者が福祉用具を安全に使用できているか、ご確認ください。
• ご家族が福祉用具の使い方に困っていることはありませんか。
• 状態の変化に伴い、新たな福祉用具の導入が必要となっていませんか。
• 現在の福祉用具で、生活動作に十分対応できているかご教示ください。
• 福祉用具貸与の品目に、見直しや変更の必要はありませんか。
• 住宅改修の追加が必要となるような状態の変化はありませんか。
• 福祉用具の使用が、転倒予防に有効に機能しているかご確認ください。
• 福祉用具専門相談員の関わりについて、調整が必要な点はありませんか。
• 排泄関連の福祉用具（ポータブルトイレ等）の使用状況をご教示ください。
• 福祉用具・住環境の面で、安全上気になる点があればご共有ください。

短期入所・施設に関する照会文例（129〜142）

• 短期入所（ショートステイ）の利用について、回数や日数の調整は必要ありませんか。
• 短期入所利用中の体調や生活の様子に、特記事項はありませんか。
• 短期入所から在宅に戻った後の、支援調整の必要はありませんか。
• 短期入所の利用が、家族の介護負担軽減に有効に機能していますか。
• 利用者が短期入所の利用に対し、拒否的な様子を見せていませんか。
• 施設入所の検討状況について、各事業所が把握している情報はありますか。
• 入所申し込み中の施設に関して、状況の変化はありませんか。
• 短期入所先での介助方法と在宅での介助方法に、相違はありませんか。
• 短期入所中の服薬・医療管理に、課題は生じていませんか。
• 施設入所までの間、在宅サービスで生活を支えられる見通しか、ご意見をお願いします。
• 短期入所の利用頻度を増やす必要があるような状態の変化はありませんか。
• 短期入所中のリハビリや活動の様子をご共有ください。
• 施設見学や入所準備について、ご家族の意向に変化はありませんか。
• 在宅と施設サービスの併用について、調整上の課題はありませんか。

サービス内容・回数の変更確認に関する照会文例（143〜158）

• サービスの利用回数について、増減の希望は出ていませんか。
• サービス提供時間について、調整が必要な事情はありませんか。
• 利用者・ご家族から、サービス内容に関する新たな要望はありませんでしたか。
• サービスの中止や追加の希望が出ていないか、ご確認ください。
• 貴事業所側で、支援内容の変更を検討している点はありますか。
• 利用者の負担軽減のために、サービスの調整が必要な状況はありませんか。
• 支援方針について、一部見直すべき点はないでしょうか。
• ケアプランに対する修正の希望や提案はありませんか。
• サービス利用を減らしたいという意向が、利用者・家族から出ていませんか。
• 利用者からのクレームや不満の声は、出ていませんか。
• 区分支給限度基準額との関係で、サービス量の調整が必要となっていませんか。
• サービス担当者として、現行プランに追加・削除したい支援はありますか。
• サービスの曜日変更など、生活上の都合による調整希望はありませんか。
• 利用者の状態改善に伴い、サービスを縮小できる見込みはありませんか。
• サービスの内容が形骸化していないか、提供実態をご教示ください。
• 新たに導入を検討すべきサービスがあれば、ご提案をお願いします。

リスク・安全・緊急時に関する照会文例（159〜174）

• 転倒・転落のリスクに、変化はありませんか。
• 自宅内外でヒヤリハットや事故が生じていないか、ご教示ください。
• 服薬の飲み忘れ・誤薬など、安全面の課題は生じていませんか。
• 誤嚥や窒息のリスクについて、留意すべき変化はありませんか。
• 火の不始末や戸締まりなど、生活上の安全面に課題はありませんか。
• 緊急時の連絡体制について、見直しの必要はないでしょうか。
• 利用者の体調急変時の対応手順は、各事業所で共有できていますか。
• 独居・日中独居の時間帯のリスクに、変化はありませんか。
• 感染症の流行が、サービス提供に影響を及ぼしていませんか。
• 災害時の対応・避難について、確認すべき事項はありませんか。
• 利用者の見守り体制に、不足や空白の時間帯はありませんか。
• 虐待やセルフネグレクトを疑わせる様子は、みられませんか。
• 利用者の金銭管理や消費者被害に関するリスクはありませんか。
• 体調悪化の兆候を早期に把握できる体制になっているか、ご確認ください。
• 利用者の精神的な不安定さや、気がかりな発言はみられませんか。
• 安全に在宅生活を継続するうえで、補強が必要な支援はありませんか。

退院・退所・入院に関する照会文例（175〜188）

• 利用者が入院中ですが、退院後のプラン調整は必要でしょうか。
• 退院後の在宅生活に向けて、各事業所で準備すべき事項はありませんか。
• 入院に伴いサービスを一時休止していますが、再開時期の見込みをご共有ください。
• 退院前カンファレンスの内容を踏まえ、支援内容に追加すべき点はありませんか。
• 退院後の状態が入院前と異なるため、サービスの見直しが必要ではないでしょうか。
• 入院中の利用者について、退院支援に関する情報があればご共有ください。
• 退院に伴い、医療的ケアの新たな導入が必要となっていませんか。
• 短期入所からの帰宅後、在宅生活に支障が生じていないかご確認ください。
• 入退院を繰り返している状況について、支援上の課題はありませんか。
• 退院後の通院手段や受診体制に、課題はありませんか。
• 退院に向けた住環境の整備について、追加の対応は必要ありませんか。
• 入院により中断していたリハビリの再開について、ご意見をお願いします。
• 退院後の生活に対する本人・家族の不安について、把握している情報はありますか。
• 退院後しばらくの間、見守りを強化する必要はないでしょうか。

区分変更・認定更新に伴う照会文例（189〜200）

• 要介護認定の更新時期が近づいていますが、現行サービスの継続でよろしいですか。
• 利用者の状態変化により、区分変更申請を検討すべき状況はありませんか。
• 認定の更新にあたり、サービス提供の実態から見て留意すべき点はありますか。
• 区分変更後の介護度を踏まえ、サービス量の調整が必要となっていませんか。
• 認定調査にあたり、各事業所から伝えておくべき情報はありますか。
• 状態が改善しており、次回認定で介護度が軽くなる可能性についてご意見をお願いします。
• 認定の有効期間中に、サービスの過不足が生じていないかご確認ください。
• 区分変更の申請理由について、各事業所が把握している状態変化をご共有ください。
• 更新後のケアプランに反映すべき、新たな課題はありませんか。
• 認定結果が出るまでの間の支援について、調整が必要な点はありませんか。
• 介護度の変化が見込まれる場合、利用者・家族への説明状況をご共有ください。
• 認定更新を機に、サービス全体を見直すべき点があればご提案ください。

看取り・終末期に関する照会文例（201〜210）

• 終末期にある利用者について、本人・ご家族の意向に変化はありませんか。
• 看取りに向けて、貴事業所で対応できる支援内容をご教示ください。
• 疼痛管理や医療的ケアの状況について、留意点はありませんか。
• 終末期の状態変化に応じて、迅速にサービスを調整できる体制になっていますか。
• 利用者・ご家族が希望する療養場所について、変化はありませんか。
• 看取り期の緊急時対応について、各事業所間で共有すべき事項はありませんか。
• ご家族の精神的な負担や不安について、把握している情報はありますか。
• 終末期の支援にあたり、医療と介護の連携で補うべき点はありませんか。
• 本人の苦痛の緩和や安楽について、サービス提供時の様子をご共有ください。
• 看取り後のご家族への配慮について、留意すべき点はありませんか。

全体確認・合意確認のための照会文例（211〜230）

• 現行のケアプランを継続することについて、ご意見をお願いします。
• 新たな課題や懸念点があれば、ご提示ください。
• 各事業所での支援に支障がないか、ご確認をお願いします。
• 利用者の生活全般に大きな変化がないか、ご教示ください。
• 今回のプラン継続に関して、反対や異論はありませんか。
• 事業所間で情報共有が不足している点はありませんか。
• ご担当者の立場から見て、追加すべき支援はありませんか。
• 現在の支援体制で十分と考えてよろしいでしょうか。
• 他サービスとの連携上、課題となっている点はありませんか。
• 今回の照会内容について、ご了承いただけますでしょうか。
• 利用者の希望を尊重した支援方針で、合意いただけますか。
• ご家族の意向を反映した支援体制で、問題はないでしょうか。
• 関係者全員の意見が一致しているか、ご確認をお願いします。
• 追加で意見交換が必要と考える事項があれば、ご提示ください。
• 照会内容に不備や疑問があれば、ご指摘ください。
• 次回のサービス担当者会議までは、現行プランの継続でよろしいですか。
• 全事業所の合意のもと、サービスを継続することを確認してよろしいでしょうか。
• ケアプランの目標について、見直しが必要な点はありませんか。
• 今回の照会で確認できていない事項があれば、ご教示ください。
• 利用者にとってより良い支援に向けて、ご提案があればお寄せください。

照会文書を使うときの3つのコツ

1. 照会にした理由を必ず記録するなぜ会議を開催せず照会にしたのか、その理由を支援経過記録などに残します。運営指導でも確認されます。
2. 「答えやすい問い」にする文例のように、変化の有無や継続の可否を尋ねる形にすると、担当者が回答しやすくなります。
3. 回答内容も記録に残す担当者から返ってきた回答も保管し、ケアプランへの反映状況がたどれるようにします。

よくある質問（FAQ）

サービス担当者会議は照会文書だけで済ませてもいいですか？

原則は会議の開催です。照会で対応できるのは「やむを得ない理由」がある場合に限られます。毎回照会で済ませることは認められません。会議の開催を基本としつつ、例外的な手段として照会を使いましょう。

照会文書に決まった様式はありますか？

法令で定められた様式はありません。事業所ごとに様式を用意して構いませんが、利用者名・照会の趣旨・照会事項・回答欄・回答期限を盛り込むと、記録としても適切なものになります。

照会した内容は記録に残す必要がありますか？

はい。照会にした理由と、担当者からの回答は支援経過記録などに残しておきます。運営指導（実地指導）では、会議を開催しなかった理由や照会の記録が確認されます。

軽微な変更のときも照会は必要ですか？

サービス回数の変更など「軽微な変更」と判断される場合は、必ずしも担当者会議や照会を要しないとされることがあります。ただし判断に迷う場合は、担当者へ照会して意見を確認し、記録に残しておくと安心です。

参照：指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（厚生労働省）ほか

まとめ｜照会文書は「理由の記録」とセットで使う

サービス担当者会議の照会文書は、会議を開催できないやむを得ない事情があるときに、担当者の意見を書面で求めるための大切なツールです。ただし、あくまで会議が原則であることを忘れず、照会にした理由と回答を必ず記録に残しましょう。