ケアマネの担当利用者が少ない原因と新規獲得の方法5選【居宅】

「担当利用者がなかなか増えない」「特定事業所加算の件数要件が厳しい」——居宅介護支援事業所の管理者やケアマネジャーなら、一度はこの悩みに直面するのではないでしょうか。

地域によっては競合事業所も多く、新規利用者の獲得は簡単ではありません。ですが、正しいアプローチと地道な関係づくりを続ければ、紹介は着実に増やせます。

この記事では、担当利用者が少ない原因の分析から、すぐ実践できる新規獲得の方法5つ、そして避けたい落とし穴までを、現場目線で整理して解説します。

新人

独立したばかりで、なかなか利用者さんが増えません…。どこから手をつければいいでしょう？

ベテラン

あせらなくて大丈夫よ。まずは「なぜ増えないのか」を分析するところから始めましょうね。原因がわかれば打ち手も見えてくるわ。

担当利用者が少ない原因を分析しよう

新規獲得に動く前に、まずは現状を客観的に把握することが大切です。原因は大きく3つに分けられます。

地域の高齢者数や競合状況を確認する

事業所周辺の高齢者人口や要介護認定者数を確認しましょう。そもそも需要があるのかを把握せずに「利用者が来ない」と悩んでも、対策は立てづらいものです。近隣に居宅介護支援事業所が多い場合は、競合との差別化も必要になります。

関係機関との連携が不足していないか

新規利用者の多くは、地域包括支援センター・病院のMSW・訪問看護師などからの紹介でつながります。これらの関係機関との連携が弱いと、自然と紹介件数は減ってしまいます。

利用者・家族からの「見え方」に課題はないか

事業所の印象や評判も利用者数を左右します。ホームページが古い、連絡への反応が遅い、柔軟な対応ができていない——気づかぬうちに「選ばれにくい事業所」になっていないか振り返ってみましょう。

新規利用者を獲得する具体的な方法5選

原因が見えたら、いよいよ行動です。効果が出やすい順に5つの方法を紹介します。

1.地域包括支援センターとの関係を深める

地域包括支援センターは、要支援者・軽度者の相談から要介護認定につながるケースまで幅広く扱う機関です。ここからの紹介は非常に多いため、関係性の強化が最優先といえます。

2.退院支援部門（MSW）との連携を強化する

病院のMSW（医療ソーシャルワーカー）は、在宅復帰を支える重要な紹介窓口です。とくに急性期病院や回復期リハビリ病棟へのアプローチが効果的です。「すぐ動けるケアマネがいます」と伝え、退院調整会議への参加を申し出ましょう。

3.医療・介護事業所との関係を広げる

訪問看護、訪問介護、福祉用具、デイサービスなど、在宅系サービス各事業所と日頃から情報交換しておくと、利用者紹介につながります。お互いの得意分野を理解し、紹介し合える関係を築くのがコツです。

4.ホームページやSNSで存在を発信する

インターネットで事業所を探す利用者・家族が増えています。情報が古いと「もうやっていないのでは」と思われかねません。最低限、次の3つは整えておきましょう。

5.自事業所の「強み」を言語化する

「どんな利用者に強いか」「どんな支援が得意か」を整理しておくと、紹介元にも選んでもらいやすくなります。医療依存度の高い方への対応、緊急時の動きやすさなど、一言で伝わる強みを持っておきましょう。

新人

やることが多くて、つい焦ってしまいます…。

ベテラン

全部を一度にやらなくていいのよ。まずは①の包括との関係づくりから。「顔の見える関係」が紹介のいちばんの近道なの。

紹介が集まる事業所に共通する5つの特徴

利用者が増えやすい事業所には、はっきりした共通点があります。自事業所と照らし合わせてみましょう。

利用者本人はもちろん、紹介する側（包括・MSWなど）にとっても「安心して紹介できる事業所」であることが、最も重要なポイントです。

件数を追うときに気をつけたい落とし穴

新規獲得に力を入れるあまり、見落としがちな注意点もあります。

また、自事業所の強みを把握しないまま件数だけを追っても、紹介元には響きません。質の高い支援を継続できる体制づくりと両立させることが、結果的に安定した紹介につながります。

「紹介してよかった」と思われる対応を積み重ねる

新規獲得でいちばん強いのは、実は派手な営業ではなく紹介元の信頼に応え続けることです。包括やMSWは、自分が紹介した利用者がきちんと支援されているかを見ています。紹介後すぐに動く、経過を一言報告する、困難事例から逃げない——こうした積み重ねが「またあそこに紹介しよう」という次の紹介を生みます。一件一件を大切にする姿勢が、長期的にはもっとも効率の良い集客になるのです。

よくある質問