サービス担当者会議で家族が遠方の時の対応と記録例【ケアマネ】

2025年9月3日2026年6月4日

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サービス担当者会議は、ケアプランを作成・変更する際に、利用者・家族・関係事業所が集まり、多職種で支援の方向性を共有する大切な場です。なかでも家族の意向は、サービスの組み立てに直結する重要な要素です。

ところが現場では、「家族が遠方に住んでいて会議に参加できない」というケースが少なくありません。仕事や距離の都合で介護に直接関われない家族をどう巻き込むか、悩むケアマネは多いはずです。

本記事では、サービス担当者会議で家族が遠方の場合の具体的な対応方法、制度上の取り扱い、そして監査にも備えられる記録の残し方まで、実務に沿って解説します。

この記事でわかること

家族が遠方で会議に参加できないときの3つの対応方法
「家族の出席は必須か？」制度上の正しい取り扱い
監査・実地指導で指摘されないための記録の残し方
そのまま使える支援経過・会議記録の文例

新人

担当の利用者さんの息子さんが遠方で、サービス担当者会議に来られないんです。家族の意向ってどう反映すればいいんでしょう？

先輩

よくある悩みね。実は家族が必ず出席しなければいけないわけではないのよ。大切なのは『意向をどう確認して、どう記録するか』。順番に見ていきましょう。

サービス担当者会議とは？家族の参加が求められる理由

サービス担当者会議は、介護保険制度に基づきケアプランを作成・変更する際に開催が求められる会議です。利用者の心身状況や生活環境を踏まえ、多職種が連携して支援方針を確認し合う場となります。

家族の参加が重視されるのは、本人の希望だけでなく、介護を担う家族の意向や生活状況をプランに反映する必要があるからです。例えば通所介護の利用日やショートステイの活用は、家族の勤務状況や介護負担に直結します。したがって、家族が遠方であっても、何らかの形で意思確認を行うことが求められます。

家族が遠方で会議に参加できない場合の3つの対応方法

① 電話・オンライン会議を活用する

ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツール、あるいは電話のスピーカーフォンを使えば、遠方の家族も移動せずに参加できます。本人の希望とのすり合わせもその場で行えるため、もっとも望ましい方法です。

② 書面・メールで意見を聴取する

事前にケアプラン案を送付し、家族から意見をメールやFAXで返信してもらう方法です。会議当日はその意見を読み上げて共有すれば、家族が出席しなくても意思反映が可能です。

③ 後日、説明の場を設ける

どうしても会議時間に参加できない場合は、会議後にケアマネが内容を説明し、同意を得る方法もあります。ケアプランへの署名や同意記録を残すことで、制度上の要件も満たせます。

方法	メリット	向いているケース
電話・オンライン参加	その場で双方向にやり取りできる	家族がICT機器を使える
書面・メール聴取	都合のよい時間に意見を出せる	勤務時間と会議が合わない
後日説明	確実に同意を確認できる	急な日程変更があった

制度上の取り扱いと実務的な注意点

新人

そもそも、家族が出席しないと会議として認められないんでしょうか？

先輩

いいえ。『必ず家族が出席すること』という規定はないの。重要なのは意向が反映されていることと、その過程を記録に残すことよ。

サービス担当者会議には「必ず家族が出席しなければならない」という規定はありません。重要なのは、利用者および家族の意向が反映されていることです。そのため、家族が直接参加できなくても、電話や書面で意見を確認すれば問題ありません。

なお、やむを得ない理由で会議そのものの開催が難しい場合には、照会（担当者への意見照会）によって会議に代えることも認められています。ただしこれは「家族が遠方」という理由とは別の話で、家族の意向確認はあくまで電話・オンライン・書面などで丁寧に行うのが基本です。会議を省略できるケースと混同しないよう注意しましょう。

注意

監査や実地指導では、同意の過程が不明確だと指摘を受けるおそれがあります。「◯◯様（長男）に電話で説明し意向を確認」「メールでケアプラン案を送付し同意を得た」など、誰に・どの方法で・いつ確認したかを具体的に記録しましょう。

ケアマネが工夫できる3つのポイント

事前に家族と日程・方法を調整する…会議日を決める段階で家族の都合を確認し、オンライン参加や事前聴取の方法を決めておくとスムーズです。
利用者本人の意向を最優先にする…家族が関与しづらい場合でも、まずは本人の意思を尊重し、そのうえで家族に情報提供して意見を反映します。
家族の安心感を高める…会議後に議事録や要点を送る、写真や動画で本人の様子を共有するなど、「離れていても関われている」と感じてもらう工夫が信頼につながります。

家族が遠方の場合のサービス担当者会議記録例

そのまま参考にできる支援経過・会議記録の文例です。状況に合わせて言い回しを調整してお使いください。

◯月◯日、サービス担当者会議を開催。長男◯◯様は遠方のため欠席。事前にケアプラン案を郵送し、電話にて説明・意向確認を行った。同意を得られたため、本人の意向と併せてプランに反映した。
長女◯◯様は会議にオンライン参加。本人の介護負担軽減のためショートステイ利用を希望する旨の発言があり、ケアプランに盛り込むこととした。
遠方の次男◯◯様へは、会議に先立ちメールにてケアプラン案を送付。返信にて「内容に同意する」との回答を得たため、会議当日に内容を読み上げ、出席者間で共有した。
キーパーソンである長男◯◯様（県外在住）へ、会議終了後に電話で決定事項を報告し、同意を確認。後日、署名済みの同意書を郵送で受領した。

ポイント

記録のコツは「確認の手段・相手・結果」をセットで書くことです。これがそろっていれば、家族が欠席していても適切に意向を反映したと示せます。