ケアマネジャーの仕事は多岐にわたり、日中の訪問や会議に加えて書類作成などのデスクワークも求められます。
そのため、「毎日残業が当たり前」「時間外に記録を書いている」という悩みを抱える方も少なくありません。
この記事では、ケアマネが残業になる主な理由を分析し、それを解消するための具体的な対策を紹介します。
業務効率を高めたい方、働き方を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。
ケアマネが残業になる主な理由
ケアマネが残業せざるを得ない背景には、複数の業務的・制度的な要因があります。
ここではその代表的な理由を整理して解説します。
日中は訪問対応で事務作業が後回しになる
ケアマネの業務は、利用者宅への訪問や医療機関・サービス事業所との打ち合わせが中心となり、日中は移動と面談でスケジュールが埋まってしまうことが多いです。そのため、アセスメントの記録やモニタリングの報告書、ケアプランの作成など、時間のかかる事務作業は勤務時間外に回さざるを得ず、自然と残業が発生してしまいます。とくに月初や月末は業務が集中するため、繁忙期の残業は常態化しやすい傾向にあります。
担当件数が多すぎる
制度上、ケアマネが担当できる利用者数は最大で35件（通常規模事業所の場合）とされていますが、実際にはそれに近い数、あるいは人手不足から超過することもあります。担当件数が多ければ当然、訪問回数・記録量・会議参加なども増え、時間内に業務を終えるのが難しくなります。また、状態が不安定な利用者が多い場合、急な対応が必要になることもあり、予測不能な業務に追われることも残業の一因です。
利用者・家族からの対応依頼が時間外にも及ぶ
「夜間や休日でも電話が鳴る」「訪問中に別の家族から連絡が入る」など、ケアマネは時間外の対応を求められることも多くあります。特に認知症や独居高齢者を多く抱えるケースでは、家族からの不安や相談も増え、対応に追われることがあります。本来は業務時間外であるにも関わらず、「断りづらい」「放置できない」と感じて対応してしまうことで、結果的に業務時間が押し、残業につながることがあります。
書類作成・記録業務のIT化が進んでいない
未だに紙ベースで記録している事業所や、使いにくいソフトを導入している場合、事務作業の効率が非常に悪くなります。手書きの記録をパソコンに二重入力したり、情報を探すのに時間がかかったりと、作業のたびに余計な時間がかかり、定時内に終わらないという事態に陥りがちです。また、パソコンの台数が限られていたり、システムが古かったりすることも、業務効率を下げる原因となります。
ケアマネの残業を減らすための対策
残業の多さは、心身の健康を損なうだけでなく、サービスの質にも悪影響を及ぼします。
ここでは、現場で実践できる残業削減の工夫や対策を紹介します。
業務の「見える化」と優先順位付けを徹底する
まずは、自分が毎日どんな業務にどれだけ時間を使っているのかを見える化することが第一歩です。タスクごとに所要時間を記録して分析することで、ムダや非効率な動きを発見できます。そのうえで、「緊急性が高い業務」「時間をかけずに終わる業務」などを分類し、優先順位をつけて取り組むことで、時間管理がしやすくなります。1日のスケジュールを事前に立てる習慣も、残業削減に大きく寄与します。
ICTツールを活用して事務作業を効率化する
ケアマネ業務に特化した介護ソフトやクラウドシステムの導入は、事務作業の効率化に非常に効果的です。たとえば、訪問先でそのまま入力できるタブレットを導入することで、帰所後の記録時間を削減できます。また、ケアプランの自動作成補助機能や、過去の記録データの検索性が高いシステムを使えば、日々の業務の時短が実現します。最新のツールを上手に取り入れることは、働き方改革の第一歩となります。
担当件数の調整やチーム内での分担を見直す
担当件数が多すぎる場合、事業所全体で業務負担を見直す必要があります。新規利用者の受け入れを一時的に制限したり、困難ケースを複数人で対応したりすることで、業務の偏りを防ぐことができます。また、記録作業の一部を事務員や他の職種と分担することで、ケアマネ自身が本来の業務に集中できる体制を整えることも効果的です。組織として「残業を減らす」意識を共有することが大切です。
時間外対応のルールを設定し、メリハリをつける
家族や利用者への対応が時間外に及ぶ場合は、「対応時間の明確化」「緊急時以外の連絡は控えるよう依頼する」など、ルールを設けておくことが重要です。電話対応が多い場合は、転送設定の時間帯を限定したり、留守電を活用して内容を精査してから折り返すなどの工夫も有効です。自分自身の業務時間を守ることが、長く働き続けるためには不可欠です。必要以上に抱え込まない姿勢も残業削減のカギです。
まとめ
ケアマネジャーの残業には、訪問業務の多さや記録作業の集中、担当件数の多さなど、さまざまな理由があります。
これを放置すると、心身への負担が蓄積し、業務の質や働き続けるモチベーションにも影響が出てしまいます。
しかし、業務の見える化やICTツールの導入、担当業務の分担、時間外対応の明確化などを実践することで、残業を減らし、より健全な働き方を実現することが可能です。
働き方の見直しは、利用者支援の質の向上にも直結します。
無理なく、でもしっかりと、一歩ずつ取り組んでいきましょう。
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