ケアマネ退職で後任がいない時の対応｜事業所が取るべき5ステップ

「担当ケアマネが退職するのに、後任が見つからない」——居宅介護支援事業所で起こりやすい、けれど対応を誤れば運営そのものを揺るがす深刻な問題です。後任がいない場合に大切なのは、利用者保護を最優先にした素早い初動と、行政・他事業所への早めの相談です。この記事では、事業所が取るべき具体的な5ステップ、利用者・家族への説明文例、行政手続き、そして再発を防ぐ人材確保の工夫まで、現場目線で整理します。

ケアマネ退職で後任がいないと何が起こる？

居宅ケアマネは1人あたりおおむね35件前後（逓減制の基準を踏まえた目安）の利用者を担当します。退職と同時に後任がいなくなると、これらの利用者のケアプラン更新や給付管理が滞り、事業所運営に直接の影響が出ます。まずは何がリスクになるのかを正しく把握しましょう。

新人

ケアマネが1人辞めるだけで、そんなに大きな問題になるんですか？

先輩

居宅は常勤ケアマネがいないと人員基準を満たせなくなるの。最悪、休止や廃止につながることもあるのよ。

利用者支援が途切れるリスク

後任が不在だと、担当していた利用者のケアプランが更新できず、給付管理にも支障が出ます。サービスの継続性が損なわれることは、利用者の生活に直結する最大のリスクです。

事業所運営・人員基準への影響

居宅介護支援事業所は、常勤の介護支援専門員を配置することが運営基準で求められています。ケアマネがゼロになると基準を満たせず、休止・廃止を余儀なくされる可能性があり、法人にとっても大きな打撃です。

利用者・家族の不安と信頼低下

突然「ケアマネがいなくなる」と知らされれば、利用者や家族は「サービスは続くのか」「誰に相談すればいいのか」と強い不安を抱きます。説明が遅れたり曖昧だったりすると、信頼関係そのものが揺らぎます。

後任がいない時に事業所が取るべき5つの対応

後任不在が判明したら、慌てず順序立てて動くことが肝心です。「利用者保護を最優先」に、次の5ステップで対応しましょう。

• ① 速やかに利用者・家族へ説明する退職が決まった時点で、退職日・今後の方針（後任の有無、他事業所への引き継ぎなど）・利用者に不利益が出ないための取り組みを、誠実に伝えます。
• ② 行政（市町村）へ報告・相談する人員基準に関わるため、後任不在の見込みが立った段階で必ず保険者へ報告します。一時的に基準を満たせない場合の扱いや、休止・廃止届の要否を確認します。
• ③ 他事業所・地域包括支援センターと連携する近隣の居宅介護支援事業所や包括に、利用者の受け入れ・引き継ぎを依頼します。包括は緊急時の調整役になってくれることがあります。
• ④ 引き継ぎ資料を作成する退職するケアマネが、利用者ごとの状況・本人や家族の意向・サービス事業所との関係性を整理しておくと、引き継ぎがスムーズになります。
• ⑤ 臨時的・暫定的な対応を検討する法人内に他のケアマネがいれば、兼務や一時的な応援体制をとります。ただし担当件数が基準を大きく超えないよう配慮します。

対応の優先順位を一覧で整理

利用者・家族への説明文例（そのまま使える）

説明では、「いつまでに」「どうなるのか」「不利益が出ないか」を具体的に伝えることが信頼維持につながります。状況に応じて使える文例を用意しました。

新人

利用者さんを不安にさせないために、説明で気をつけることはありますか？

先輩

「サービスは止めません」と最初に伝えることね。結論を先に言うと、相手の不安はぐっと和らぐのよ。

後任を確保し、再発を防ぐための工夫

危機対応と並行して、「次に同じことを起こさない」仕組みづくりも欠かせません。ケアマネ不足の時代だからこそ、採用と定着の両面から手を打ちます。

採用活動を早めに始める

ケアマネ資格者は全国的に不足しており、採用には時間がかかります。退職の意向が分かった時点で、求人媒体や転職エージェントを活用し、できるだけ早く後任探しを始めましょう。募集してもなかなか応募が来ない場合は、求人内容や条件の見直しも有効です。

働きやすい環境を整える

• 担当件数の調整で過剰な負担を防ぐ
• 残業削減・記録業務の効率化を進める
• 事務員の配置やICT・ケアプランソフトの導入で業務負担を軽減

こうした改善がないまま採用しても、すぐに辞めてしまい同じ問題を繰り返しかねません。

法人内の異動・育成を活用する

介護職や相談員からケアマネ資格を取得してもらい、内部人材を育てる仕組みも有効です。「採用」よりも「定着」のほうが、長い目で見れば事業所を安定させます。定期的に負担をチェックし、人間関係やサポート体制、キャリアパスを整えることが、辞めにくい職場づくりにつながります。