ケアマネが使えるFAX・書類送付状の文例集｜そのまま使えるテンプレート付き

ケアマネ業務では、サービス事業所や医療機関などへFAXや書類を送る機会が多くあります。

しかし、「送付状ってどんな文面にすればいい？」「敬語の使い方に自信がない」「毎回同じ書き方で大丈夫？」と悩む方も多いでしょう。

この記事では、ケアマネが実務で使えるFAX送付状・書類送付状の文例とテンプレートを目的別に紹介します。

そのままコピーして使えるように、一般送付・医療機関宛・行政宛・事業所宛などの例をまとめました。

ケアマネがFAX送付状を添える理由と基本マナー

FAXや書類を送る際には、送付状を添えるのがビジネスマナーです。
送付状には次のような役割があります。

・誰から送られたものかを明確にする
・送付目的と書類内容を伝える
・受信先に対する礼儀を示す

特に医療機関や役所など公的機関に送る場合は、簡潔でも丁寧な送付状を添えることで、信頼感のある対応になります。

ケアマネFAX送付状の基本構成

送付状は、以下のような構成で作成するのが一般的です。

1. 日付
2. 宛名（事業所名・担当者名）
3. 差出人情報（事業所名・氏名・連絡先）
4. 件名（何の書類か）
5. 送付内容（送付枚数・目的）
6. 挨拶文（簡単な文面）
7. 記載例・備考欄（任意）

基本のFAX送付状テンプレート

件名：FAX送付のご案内

〇〇事業所　〇〇様

平素より大変お世話になっております。
〇〇居宅介護支援事業所の〇〇（ケアマネジャー）でございます。
下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

記

送付書類：サービス利用票（第6表）・モニタリング報告書
送付枚数：3枚（本紙含む）

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

令和〇年〇月〇日
〇〇居宅介護支援事業所
〒000-0000　〇〇県〇〇市〇〇町0-0
TEL：000-000-0000　FAX：000-000-0000
担当：介護支援専門員　〇〇〇〇

医療機関（病院・クリニック）宛のFAX送付状文例

件名：情報提供書送付のご案内

〇〇病院
〇〇科　〇〇先生　御机下

平素より大変お世話になっております。
〇〇居宅介護支援事業所の〇〇でございます。
下記の書類を送付いたします。ご確認くださいますようお願い申し上げます。

記

送付書類：居宅サービス計画書（第1表）・モニタリング報告書
送付枚数：2枚

お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

令和〇年〇月〇日
〇〇居宅介護支援事業所
介護支援専門員　〇〇〇〇
TEL：000-000-0000　FAX：000-000-0000

※医師宛の場合は「〇〇先生　御机下」「御侍史」といった表現を用いるとより丁寧です。

デイサービス・訪問介護事業所など介護事業所宛のFAX送付状文例

件名：サービス提供票等送付のご案内

〇〇デイサービスセンター　〇〇様

いつもご協力ありがとうございます。
〇〇居宅介護支援事業所の〇〇です。
下記の書類を送付いたしますので、ご確認をお願いいたします。

記

送付書類：サービス提供票・サービス利用票（第6・7表）
送付枚数：3枚

なお、内容に誤りや不明点がございましたらご連絡ください。

令和〇年〇月〇日
〇〇居宅介護支援事業所
介護支援専門員　〇〇〇〇
TEL：000-000-0000　FAX：000-000-0000

行政（包括支援センター・役所）宛のFAX送付状文例

件名：書類送付のご案内

〇〇地域包括支援センター　〇〇様

平素より大変お世話になっております。
〇〇居宅介護支援事業所の〇〇でございます。
下記の書類を送付いたしますので、ご確認のほどお願い申し上げます。

記

送付書類：給付管理票・介護支援経過記録
送付枚数：2枚

何卒よろしくお願いいたします。

令和〇年〇月〇日
〇〇居宅介護支援事業所
介護支援専門員　〇〇〇〇

介護保険請求関連のFAX送付状文例

件名：介護給付費請求書送付のご案内

〇〇市介護保険課　御中

いつも大変お世話になっております。
下記の書類をFAXにて送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

記

送付書類：介護給付費請求書控・添付資料
送付枚数：2枚

令和〇年〇月〇日
〇〇居宅介護支援事業所
TEL：000-000-0000　FAX：000-000-0000
介護支援専門員　〇〇〇〇

FAX送付状を書くときの注意点

1. 宛名と敬称を正しく使う
   　・個人名宛ては「様」「先生」
   　・病院宛ては「御机下」「御侍史」
   　・組織宛ては「御中」
2. 誤送信防止のために枚数を必ず記載する
   　送付枚数を明記することで、受信側で確認がしやすくなります。
3. 不要な個人情報は書かない
   　利用者名や住所など、個人情報は最小限に留めましょう。
4. 文字は読みやすく、丁寧に書く
   　FAXはかすれやすいため、黒字・大きめのフォントで送信します。

すぐに使える送付状フォーマット例（Word形式で再現可能）

件名：〇〇送付のご案内

〇〇（宛名）　〇〇様

平素より大変お世話になっております。
下記の書類を送付いたします。ご確認のほどお願いいたします。

記

送付書類：
送付枚数：

今後ともよろしくお願いいたします。

令和〇年〇月〇日
発信者：〇〇居宅介護支援事業所
担当：介護支援専門員　〇〇〇〇
TEL：000-000-0000　FAX：000-000-0000

まとめ

ケアマネ業務では、FAX送付状は単なる形式ではなく、信頼を築くための第一印象です。
文面は短くても、宛名・件名・送付枚数を正確に書くだけで印象は大きく変わります。

また、医療機関や行政など、相手によって敬称を正しく使い分けることで、
「このケアマネはきちんとしている」と信頼される対応につながります。

この記事の文例をそのまま活用し、自事業所用のテンプレートとして保存しておくと便利です。