サービス担当者会議は、ケアプラン作成の際に欠かせない重要なプロセスです。
中でも「初回の会議」は、利用者の生活支援の土台を作る大切な場面であり、関係職種との信頼関係づくりにもつながります。
しかし、経験の浅いケアマネにとっては「何を話せばよいのか」「どの順番で進めればよいのか」と戸惑うこともあるでしょう。
本記事では、サービス担当者会議の初回に焦点を当て、事前準備から当日の進行、会議後の対応までをわかりやすく解説します。
サービス担当者会議とは？まずは基本を押さえよう
ケアプランの整合性とチーム連携を確認する場
サービス担当者会議とは、介護サービスを利用する本人・家族・関係する事業所の職員（訪問介護、通所介護、福祉用具など）が集まり、ケアプランの内容を確認・共有し、支援の方向性を一致させるための会議です。介護保険制度においては、ケアプラン作成・変更時に原則として開催が義務付けられています。
会議の目的：
- 本人・家族の意向の確認
- ケアプラン（第2表）の説明と意見収集
- サービス内容・役割分担のすり合わせ
- 多職種連携の基盤づくり
初回のサービス担当者会議の事前準備
1. 参加事業所の調整と日程設定
初回会議では、訪問介護・デイサービス・訪問看護・福祉用具など、予定している全てのサービス事業所に案内を出すことが基本です。全員が集まれる日時を調整し、可能であれば利用者宅や施設内で開催します。
- 会議招集通知は事前に文書で送付
- 参加が難しい事業所には事前に意見書をもらうことも可能
- 家族の参加も積極的に促す
2. ケアプラン原案の作成
会議開催前に、アセスメントをもとにしたケアプラン原案（第1表・第2表）を作成しておきます。これをもとに意見をもらい、修正を加える形で正式なケアプランを確定させます。
- 生活全体の課題と目標を明確にしておく
- 各サービスの目的が重複・矛盾しないように注意
- 本人の「こうしたい」が反映されているかを確認
初回サービス担当者会議当日の進め方
1. 会議の冒頭で目的と流れを説明
緊張しやすい本人や家族にもわかるように、冒頭で「本日はケアプランの内容を皆さんと確認・共有し、よりよい支援体制を作るための会議です」と丁寧に説明しましょう。
ポイント：
- 雰囲気を和らげるための一言（例：自己紹介や雑談）
- 時間配分（全体で30〜45分を目安）
- 発言しやすい雰囲気づくりを意識する
2. 本人・家族の意向を丁寧に確認する
支援の主役は利用者本人です。あくまで「本人中心」であることを忘れず、まずは生活で困っていることや希望することを丁寧に聞きましょう。
例：
- 「お風呂には週に何回入りたいですか？」
- 「デイサービスではどんなことを楽しみにしていますか？」
本人の言葉を尊重しながら、家族の支援状況や希望も聞き取ります。
3. ケアプランの内容を説明し、事業所の意見を聞く
ケアマネが作成したケアプラン原案を説明し、それぞれのサービス提供者に確認・意見を求めます。
進行例：
- 「このような目的で訪問介護を週2回入れる予定です。いかがでしょうか？」
- 「デイサービスでは、目標としてリハビリに重点を置く予定です。対応可能でしょうか？」
この時、各事業所の役割や連携内容が曖昧にならないように意識しながら進行します。
4. 質疑応答・最終確認
すべての意見を聞いた後は、不明点や確認事項を整理し、全員が納得できる形で締めくくります。
確認事項：
- 役割分担に問題がないか
- 連絡体制（緊急時の連絡先など）
- 開始日やスケジュールの確認
最後に、利用者・家族にも「納得できる内容でしたか？」と確認し、了承を得たうえで会議を終了します。
会議後に行うべき対応
記録と署名の整備
会議後は速やかに「サービス担当者会議の要点記録」を作成します。内容には、参加者、会議日時、場所、話し合われた内容、決定事項、本人・家族の意向、意見の有無などを明記します。
- 原則、参加者全員の署名（または記名押印）をもらう
- 欠席者がいる場合は、電話確認後の意見記録・署名対応
- 要点記録は保管義務があるため、正確に記載する
ケアプランの正式決定と交付
会議での内容をもとにケアプランを修正し、正式なプランを完成させます。完成後は、利用者と家族に説明・交付を行い、最終的な同意を得ます。
- ケアプラン第1表・第2表を交付
- 重要事項説明書も併せて確認・署名をもらう
- サービス事業所へも写しを配布（またはFAX）
初回のサービス担当者会議を成功させるコツ
初回のサービス担当者会議を成功させるコツは下記の通りです。
- 時間配分と進行の段取りを事前に整理する
- 本人と家族の“声”を会議の中心に据える
- 事業所との信頼関係を築く場と意識する
- 全員が発言しやすい雰囲気を作る
- 感謝の気持ちを伝える（「今日はお忙しい中ありがとうございます」）
会議は“形だけ”にせず、利用者支援の出発点として機能させることが大切です。
まとめ
初回のサービス担当者会議は、利用者のケアプランをチームで確認し合い、方向性を一致させる大切な場です。
会議前の準備から、本人・家族の意向確認、事業所との意見交換、記録作成まで、ケアマネとして丁寧な対応が求められます。
進行に自信がない場合でも、段取りを押さえ、事前に情報を整理しておけばスムーズに進められます。
初回会議は信頼関係づくりの第一歩。関係職種と協力しながら、利用者中心の支援を築いていきましょう。
