サービス担当者会議で家族が遠方の場合はどうしたら良いのか？

2025年9月3日

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サービス担当者会議は、ケアプランを作成・変更する際に、利用者や家族、関係するサービス事業所が集まり、多職種で方向性を共有する大切な場です。

しかし現場では、「家族が遠方に住んでいて会議に参加できない」というケースが少なくありません。

特に都市部と地方で離れて暮らしている高齢者世帯では、介護に直接関わる家族が仕事や距離の関係で参加できず、ケアマネジャーが悩むことが多いテーマです。

本記事では、サービス担当者会議で家族が遠方の場合の対応方法や、制度的な位置づけ、実務上の工夫について詳しく解説します。

サービス担当者会議とは？家族の参加が求められる理由

サービス担当者会議は、介護保険制度に基づいてケアプランを作成・変更する際に必ず開催が求められる会議です。

利用者の心身状況や生活環境を踏まえ、多職種が連携して支援方針を確認し合う場となります。

家族の参加が重視されるのは、本人の希望だけでなく、介護を担う家族の意向や生活状況を反映する必要があるからです。

例えば、通所介護の利用日程やショートステイの活用は、家族の勤務状況や介護負担に直結するため、家族の意見は不可欠です。

したがって、家族が遠方に住んでいる場合でも、何らかの形で意思確認を行い、ケアプランに反映することが求められます。

家族が遠方で会議に参加できない場合の対応方法

電話やオンライン会議の活用

近年はICTの発展により、ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールを使って遠方の家族が参加するケースが増えています。電話参加も有効で、会議中にスピーカーフォンで意見を聞きながら進行する方法も現実的です。これにより、家族が移動せずに意見を述べることが可能になり、利用者本人の希望とのすり合わせもスムーズになります。

書面やメールでの意見聴取

事前にケアマネジャーがケアプラン案を送付し、家族に確認してもらい、意見をメールやFAXで返信してもらう方法もあります。サービス担当者会議では、その意見を読み上げて共有する形をとれば、家族が出席しなくても意思反映が可能です。

後日説明の場を設ける

どうしても会議の時間に参加できない場合は、会議終了後にケアマネジャーが家族に内容を説明し、同意を得る方法もあります。ケアプランへの署名や代替的な同意記録を残すことで、制度上の要件も満たすことが可能です。

制度上の取り扱いと実務的な注意点

サービス担当者会議には「必ず家族が出席しなければならない」という規定はありません。

重要なのは「利用者および家族の意向を反映していること」です。

そのため、会議の場で家族が直接参加できなくても、電話や書面などで意見を確認すれば問題ありません。

ただし、記録上は「◯◯様（長男）に電話にて説明し、意向を確認」「メールにてケアプラン案を送付し、同意を得た」などと具体的に残すことが大切です。

監査や実地指導において、同意の過程が不明確だと指摘を受けるリスクがあるため、証跡を残す工夫が必要です。

ケアマネジャーが工夫できるポイント

事前に家族と調整する

会議日程を決める際には、可能な限り家族の都合も確認し、オンライン参加や事前意見聴取の方法を取り入れるとスムーズです。

利用者の意向を最優先に

家族が遠方で関与しづらい場合でも、利用者本人の意思を尊重することが第一です。そのうえで家族に情報提供し、必要な部分で意見を反映する形をとりましょう。

家族の安心感を高める

遠方にいる家族は「離れていても関われている」と感じられることで安心できます。会議後に議事録や要点を送付する、写真や動画を活用して本人の様子を共有すると信頼関係の構築につながります。

家族が遠方にいる場合のサービス担当者会議の記録例

「◯月◯日、サービス担当者会議を開催。長男◯◯様は遠方のため欠席。事前にケアプラン案を郵送し、電話にて説明・意向確認を行った。同意を得られたため、本人の意向と併せてプランに反映した。」
「長女◯◯様は会議にオンライン参加。本人の介護負担軽減のためショートステイ利用を希望する旨の発言があり、ケアプランに盛り込むこととした。」

このように、どのような形で家族の意向を確認したのかを記録に残しておくことが重要です。