サービス担当者会議録の作成方法と便利ツールを解説｜ボイスレコーダー活用もおすすめ

ケアマネジャーが行う業務の中でも、「サービス担当者会議の議事録作成」は時間と手間がかかる作業のひとつです。

会議内容を正確に記録し、後で関係者と共有できる形に整える必要がありますが、「会議中にメモを取りきれない」「帰宅後にまとめ直すのが負担」と悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、サービス担当者会議録の作成方法と、効率的に議事録を残すための便利ツールをご紹介します。

特に、ボイスレコーダーやAI文字起こしサービスなどを取り入れることで、業務の効率化につながります。

サービス担当者会議録とは？

サービス担当者会議録とは、ケアマネジャーが主催するサービス担当者会議で話し合われた内容をまとめた記録です。ケアプランの方針や各サービス事業者の役割、利用者・家族の希望などを客観的に残す重要な書類であり、介護保険制度上も必須のものとされています。

記録の内容は、ケアプラン作成やモニタリングに直結するため、正確性と網羅性が求められます。

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サービス担当者会議録の作成方法

サービス担当者会議録の基本的な作成手順は以下の通りです。

1. 会議前にフォーマットを準備
   　自治体や事業所で定められた様式を確認し、必要な記載項目（参加者、日時、議題、方針など）を整える。
2. 会議中にメモを取る
   　利用者や家族の意向、各サービス担当者の発言、合意事項を簡潔に記録する。
3. 会議後に整理して清書
   　発言内容を整理し、「誰が・何を・どう対応するのか」が分かるように文章化する。
4. 参加者へ共有
   　作成した議事録を各事業所や関係者へ配布し、認識を一致させる。

ただし、会議中に全てをメモするのは大変で、ケアマネジャーが負担を感じやすいポイントでもあります。

そこで役立つのが「便利ツール」です。

サービス担当者会議録の作成に便利なツール

ボイスレコーダー

もっともシンプルで取り入れやすいのがボイスレコーダーです。会議の様子を録音しておけば、後から聞き直して正確に記録できます。

• メリット：発言を漏れなく残せる、手書きメモの負担を軽減できる
• デメリット：長時間録音では聞き返しに時間がかかる、録音データの管理が必要

最近ではICレコーダーだけでなく、スマートフォンの録音アプリも高性能化しているため、特別な機器を購入しなくても導入できます。

AI文字起こしサービス

さらに効率化したい場合は、録音データをそのまま文字起こししてくれるAIサービスの活用がおすすめです。

• 代表的なツール例：Notta、AI GIJIROKU、Otter.aiなど
• メリット：録音と同時に自動でテキスト化、編集も容易
• デメリット：導入コストやセキュリティ対策が必要

特に「AI GIJIROKU」などは会議用に設計されているため、サービス担当者会議の議事録作成と相性が良いです。

専用議事録ソフト・クラウドサービス

事業所全体で効率化を図る場合は、クラウド型の議事録共有システムを導入するケースもあります。介護業界向けに開発されたソフトであれば、サービス担当者会議録のフォーマットに沿って入力でき、各職種がオンラインで確認できる機能もあります。

まとめ

サービス担当者会議録はケアマネジャーの重要な業務ですが、作成には大きな負担がかかります。効率化のためには、ボイスレコーダーやAI文字起こしサービスなどの便利ツールを取り入れることが効果的です。

• ボイスレコーダー：発言を正確に残す基本ツール
• AI文字起こし：自動でテキスト化できるため、清書の負担を軽減
• 専用ソフト：事業所全体での業務効率化に有効

日々の業務の中で「手作業に追われる議事録作成」を少しでも楽にし、利用者支援に集中できる時間を増やすことが大切です。