ヘルパー不足でサービスが組めないとき｜ケアマネの対応

2026年8月25日2026年10月9日

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「その曜日は空きがありません」「新規は受けられません」——サービスを組みたくても訪問介護の事業所が見つからない。これは利用者の問題でも、ケアマネジャーの力量の問題でもなく、訪問介護員（ヘルパー）不足という構造的な問題です。

とはいえ「仕方ない」で済ませれば、困るのは目の前の利用者です。結論から言うと、ヘルパー不足の中でも「条件に幅を持たせた依頼」「サービスの種類の切り替え」「保険外の組み合わせ」「経過の記録」の4つで、打てる手はまだあります。この記事では、ヘルパーが確保できないときの現実的な組み立て方を、依頼シートや事例も交えて整理します。

この記事でわかること

ヘルパー不足の構造と、特に埋まりにくい時間帯・内容
事業所に受けてもらいやすい依頼の伝え方と依頼シート
見つからないときの5つの打ち手と代替サービスの比較
介護保険以外で埋める発想と費用説明の注意点
家族への説明、記録の残し方、ケース別の対応例

ヘルパー不足はなぜ起きる？構造を知っておく

訪問介護員の有効求人倍率は、ほかの職種と比べて突出して高い水準が続いており、担い手の高齢化も進んでいます。背景には次のような要因があります。

登録型ヘルパーの高齢化と、若い担い手の不足
移動時間や待機時間が収入に反映されにくい働き方
1人で訪問するため、経験の浅い人が入りにくい
生活援助中心の短時間訪問は、事業所の収入が伸びにくい
利用者・家族からのハラスメントのリスク
小規模な事業所の休止・廃止や統合が進んでいる地域がある

つまり、ケアマネ一人の工夫だけで解決できる問題ではありません。だからこそ、限られた人員に「受けてもらえる形」で依頼を出すことと、訪問介護以外の選択肢を持っておくことが大切です。

新人

10か所以上に断られました。自分の探し方が悪いのでしょうか。

先輩

それはあなたの力不足ではないわ。構造的に人がいないの。ただ、頼み方と条件の出し方で、受けてもらえる確率は確実に変わるのよ。

ヘルパー不足で特に埋まりにくい条件

条件	理由
朝7〜9時、夕方17〜19時	起床・服薬・食事の介助が集中する時間帯。ヘルパーの家庭の時間とも重なる
土日・祝日	稼働できる人員が限られる
短時間（20〜30分）の生活援助	移動時間に対して、事業所の収入が見合いにくい
事業所から遠い地域	移動の負担が大きく、前後の訪問が組みにくい
介護拒否・暴言のあるケース	担当できる職員が限られる
たんの吸引など医療的ケアが必要なケース	研修修了者と登録事業所が必要
急な依頼・退院直後の依頼	すでにシフトが組まれている

逆に言えば、平日の日中・時間帯を動かせる依頼は比較的受けてもらいやすい傾向があります。どこまで動かせるかを、本人・家族と事前に話しておきましょう。

事業所に受けてもらいやすい依頼の伝え方

同じ内容でも、伝え方で受けてもらえる確率は変わります。事業所が知りたいのは、次の5点です。

伝える項目	伝え方の例
支援の内容と所要時間	「生活援助」ではなく「夕食の温め・配膳と服薬の声かけ、30分」と具体的に
場所と移動のしやすさ	最寄りの目印、駐車スペースや駐輪場所の有無
本人の様子と関わり方の注意点	難聴で大きな声が必要、初回は家族が同席する、など
調整できる幅	「火・木の午前ならどこでも可」「週2回のうち1回は曜日変更可」
いつまでに必要か	退院日、家族の出張開始日など、期限と理由

注意：困難な情報を伏せない拒否が強い、暴言があるといった情報を伏せて依頼すると、受けてもらった後に撤退され、次から相手にされなくなります。正直に伝えたうえで、どう支えるかを一緒に考える姿勢が、長期的には最も多くの依頼を通します。

ポイント：「いつなら空くか」を聞いておく断られたときに「わかりました」で終えず、「いつ頃なら受けられそうですか」「どの時間帯なら可能性がありますか」と聞いておくと、次につながります。空き待ちのリストに入れてもらえることもあります。

見つからないときの5つの打ち手

条件に幅を持たせて再依頼する「火曜10時」ではなく「平日午前のどこか」。時間帯を動かせるだけで受けられることがあります。
サービスの種類を変える訪問介護にこだわらず、通所の回数を増やす、小規模多機能や定期巡回に切り替える発想に転換します。
優先順位をつけて組み直す本当に必要な支援はどれか。週3回を週2回にしても、配食や福祉用具で支えられないかを検討します。
保険外・インフォーマルで埋める配食、家事代行、シルバー人材センター、地域の生活支援サービス、家族の分担を組み合わせます。
地域包括・保険者に相談する地域全体の課題として共有します。地域ケア会議の議題になることもあります。

訪問介護の代わりになるサービスの比較

サービス	向いているケース	確認したい点
定期巡回・随時対応型訪問介護看護	1日に複数回の短時間の訪問が必要、夜間の不安がある	地域に事業所があるか。月額定額で、ほかの訪問系との組み合わせに制限がある
小規模多機能型居宅介護	通い・訪問・泊まりを柔軟に使いたい	登録すると担当ケアマネが小多機のケアマネに変わる。定員がある
看護小規模多機能型居宅介護	医療的ケアが必要で、在宅生活を続けたい	事業所数が少ない地域が多い
通所介護・通所リハの増回	入浴や食事、日中の見守りを通所で補える	送迎時間に合わせた準備を誰が支えるか
短期入所（ショートステイ）	家族の不在期間など、一時的に支援が足りない	空き状況。連続利用の日数に注意

それぞれの仕組みは、定期巡回・随時対応型訪問介護看護の解説や訪問介護の解説で詳しく確認できます。

介護保険以外で埋める発想

手段	できること	注意点
配食サービス	食事の確保と安否確認	手渡しかどうか、受け取れないときの対応を確認する
家事代行・保険外サービス	掃除、買い物、調理	費用は自己負担。事業者の選定は慎重に
シルバー人材センター	掃除、庭仕事、簡単な作業	身体介護は行えない
住民主体の生活支援	ごみ出し、買い物同行など	地域により整備状況が異なる
ネットスーパー・宅配	買い物の代わり	注文操作の支援が必要な場合がある
福祉用具・住環境の整備	介助そのものを減らす	導入までの時間を見込む

注意：自己負担が増える提案は必ず事前に説明する保険外サービスで埋める場合、費用は全額自己負担になります。「サービスが見つからないから」と当然のように提案するのではなく、費用と選択肢を示し、本人・家族に選んでもらってください。

ケース別｜ヘルパー不足への対応例

ケース1：朝の服薬介助が確保できない

一人暮らしで朝の服薬が必要な80代女性。朝8時台の訪問介護がどこも満員でした。服薬の時間を主治医・薬剤師と相談して昼に変更できるか確認し、昼の訪問で服薬を支援する形に変更。あわせて服薬支援機器を導入し、居宅療養管理指導の薬剤師にも確認してもらうことで、朝の訪問がなくても服薬を続けられるようになりました。