ケアマネ業務のペーパーレス化は可能？メリット・デメリットや導入方法を徹底解説

居宅介護支援事業所や地域包括支援センターで働くケアマネジャーの業務は、書類の多さに圧倒されるとよく言われます。

ケアプラン、モニタリング記録、給付管理表、会議録など、紙ベースの業務が中心で「書類仕事に追われて利用者支援に集中できない」と悩むケアマネも少なくありません。

そんな中で注目されているのが ペーパーレス化 です。近年は介護DXの推進により、ICTを活用した書類管理や情報共有の仕組みが広がりつつあります。

この記事では、ケアマネ業務におけるペーパーレス化の現状と課題、メリットとデメリット、実際の導入方法についてわかりやすく解説します。

ケアマネ業務はなぜペーパーレス化が求められるのか？

ケアマネの業務は「書類と時間に追われる仕事」とも言われます。ペーパーレス化が求められる背景には、以下のような事情があります。

• ケアプランや給付管理に必要な書類が膨大で、紙保管では効率が悪い
• 書類作成・整理・郵送に多くの時間と労力がかかる
• 監査に備えて膨大な資料をファイルで保管しなければならない
• 情報共有がFAXや郵送に頼っており、スピード感がない
• 人手不足の中で、業務効率化が急務になっている

介護報酬改定でもICT活用やペーパーレス化は重点項目とされており、今後は「紙からデータへ」がスタンダードになっていくと考えられます。

ケアマネがペーパーレス化で得られるメリット

1. 業務効率の向上

書類をクラウドで一元管理することで、検索や修正がスムーズになり、書類整理の時間が大幅に削減されます。紙の印刷やファイリングの手間も不要になります。

2. 情報共有が迅速にできる

サービス事業所や医療機関とオンラインで情報共有できれば、FAXや郵送にかかるタイムラグを減らせます。利用者の状況変化にも即時対応可能です。

3. コスト削減

紙代・印刷費・郵送費・保管スペースが削減できます。特に狭い事業所では書類保管のスペース問題が大きいため、ペーパーレス化は直接的なコストダウンにつながります。

4. 監査対応が容易に

必要な書類をクラウド上で整理しておけば、監査や実地指導の際にすぐ提出できます。過去データの検索も容易になり、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

ペーパーレス化のデメリット・課題

1. ICTが苦手な職員への対応

システム導入に抵抗を感じる職員も少なくありません。PCやタブレット操作に不安がある人への教育や研修が必要です。

2. セキュリティ対策

個人情報をクラウドで管理するため、セキュリティ体制の整備が欠かせません。ID管理、アクセス権限、バックアップ体制などのルール作りが求められます。

3. システム導入コスト

ソフトウェアやクラウドサービスの導入費用、月額利用料が発生します。短期的にはコスト増となることもあります。

4. 完全ペーパーレスは難しい

医療機関や一部事業所は依然としてFAXや紙ベースでのやり取りを求める場合もあります。そのため「完全なペーパーレス化」よりも「ペーパーレス化を進めながら紙も併用」が現実的です。

ケアマネがペーパーレス化を進める方法

ICT対応のケアマネソフトを導入する

代表的なのは以下のようなソフトです。

• ケアマネジャー専用ソフト（居宅介護支援業務支援システム）
• クラウド型ケアマネジメントシステム
• ケアプラン作成支援アプリ

これらを導入することで、ケアプラン作成・給付管理・記録保存・情報共有がオンライン上で可能になります。

タブレット端末を活用する

訪問先で直接入力できれば、帰所後に紙へ転記する手間を省けます。写真や音声入力機能を活用することで、記録の精度とスピードも向上します。

事業所全体でルールを整える

「どの書類を電子化するか」「クラウドに保存する責任者は誰か」といったルールを決め、全員で共通の方法を取ることが大切です。部分的に個人が独自に進めると混乱のもとになります。

今後の展望：ケアマネ業務のDX化

令和6年度介護報酬改定でも、居宅介護支援におけるICT活用・ペーパーレス化が評価対象となっています。今後は以下のような動きが広がると予想されます。

• サービス担当者会議をオンライン開催し、そのままデータ共有
• 利用者情報を電子カルテと連携して管理
• AIを活用したケアプラン作成補助ツールの普及
• 電子署名の導入による押印・サインの廃止

「ケアマネ業務のDX化」は避けられない流れであり、ペーパーレス化はその第一歩と言えるでしょう。

まとめ

ケアマネ業務のペーパーレス化は、業務効率化・コスト削減・情報共有の迅速化など多くのメリットをもたらします。
一方で、ICTが苦手な職員対応やセキュリティ対策、導入コストといった課題もあります。

• ペーパーレス化は「業務効率化」と「利用者支援の質向上」に直結する
• 完全ペーパーレスは難しくても、段階的導入が現実的
• ICTソフト・タブレット活用・ルール整備が成功のカギ

今後は介護DXの流れに沿って、ペーパーレス化を進める事業所が確実に増えていきます。ケアマネジャー自身もスキルアップしながら、紙に追われない働き方を実現していくことが求められるでしょう。