【コピペOK】サービス担当者会議の照会 文例214|欠席者への意見照会テンプレ

当ページのリンクには広告が含まれています。
サービス担当者会議の照会文書テンプレートと意見文例214


サービス担当者会議に事業所や主治医が出席できないとき、ケアマネジャーが行うのが「照会(意見照会)」です。でも、照会文書をどう書けばいいのか、もらった意見を第4表や支援経過にどう残せばいいのか、迷う場面は多いもの。この記事は、そのまま使える照会文書のテンプレートと、職種別・場面別の意見文例を200事例以上まとめた保存版です。コピペして日付と固有名詞を差し替えるだけで、記録の質とスピードがぐっと上がります。

この記事でわかること

  • サービス担当者会議の「照会」とは何か・いつ必要になるのか
  • そのまま使える照会文書(依頼文)のテンプレートと書き方
  • 主治医・訪問看護・ヘルパー・デイなど職種別の意見文例
  • 第4表(サービス担当者会議の要点)・第5表(支援経過)への記録例
  • 照会でありがちなミスと、運営指導で指摘されないための注意点
目次

サービス担当者会議の「照会」とは?

サービス担当者会議の照会とは、会議に出席できなかった担当者から、書面などで意見を求めることです。運営基準では、担当者の招集が困難な場合などに、照会等により意見を求めることが認められています。会議に全員が集まれないのは日常茶飯事。だからこそ照会の運用は、ケアマネの実務スキルとして欠かせません。

ポイントは、照会は「担当者会議を開かなくてよい」という意味ではないことです。会議は原則開催したうえで、やむを得ず欠席した担当者にだけ照会を行う、という位置づけになります。照会で得た意見は、第4表(サービス担当者会議の要点)に記載し、必要に応じて支援経過(第5表)にも経過を残します。

新人ケアマネ新人

主治医が会議に来られないことが多くて…。そういうときは照会でいいんですか?

ベテランケアマネ先輩

そうよ。医師や歯科医は特に出席が難しいから、照会がよく使われるの。ただ「聞きました」だけじゃダメ。いつ・誰に・どう聞いて・どんな意見が返ったかを書面で残すのが大事よ。

照会が必要になる主な場面

  • 主治医・歯科医・薬剤師など、多忙で会議出席が難しい医療職の意見が必要なとき
  • 当日、事業所の担当者が急病・訪問重複などで欠席したとき
  • 更新・区分変更で短期間に会議が必要だが、日程調整が間に合わないとき
  • 利用者の状態変化が急で、会議開催前に一部の意見を先取りしたいとき
  • 遠方の家族や、勤務中で参加できない家族の意向を確認したいとき

照会と欠席は何が違う?

「欠席」は単に会議に出なかった事実、「照会」は欠席者に意見を求める手続きです。担当者会議の要点(第4表)には、出席できなかった担当者について「照会(依頼)した年月日・内容・回答」を記載する欄があります。ここが空欄だと、運営指導で「欠席者の意見をどう反映したか不明」と指摘されやすいので注意しましょう。

送付状の体裁でまとめた照会文書とFAX

照会文書(依頼文)の基本の書き方

照会文書は、送付状の体裁で1枚にまとめると使い回しがききます。盛り込む要素は次のとおりです。

照会文書に入れる7つの要素

  • ①宛先(事業所名・担当者名/医療機関名・医師名)
  • ②差出人(居宅介護支援事業所名・担当ケアマネ名・連絡先)
  • ③照会日と回答希望期限
  • ④利用者名・生年月日・要介護度(個人情報の取り扱いに配慮)
  • ⑤照会の趣旨(会議日・欠席への理解・意見を求める旨)
  • ⑥具体的に聞きたい項目(現状・課題・目標・サービス内容の可否など)
  • ⑦回答方法(返信FAX・メール・電話可の別)と連絡先
ポイント:聞きたいことを絞る「何かご意見はありますか?」と丸投げすると回答が返ってきません。「○○のサービスを週2回で継続してよいか」「服薬管理の留意点はあるか」のように、Yes/Noや一言で答えられる質問にすると回収率が上がります。

照会文書テンプレート(汎用・送付状型)

令和○年○月○日

○○○○事業所
 ○○ ○○ 様

             居宅介護支援事業所 ○○○○
             介護支援専門員 ○○ ○○
             TEL ○○-○○○○-○○○○/FAX ○○-○○○○-○○○○

サービス担当者会議に関する意見照会のお願い

 平素より大変お世話になっております。
 このたび、下記利用者のケアプラン作成にあたり、令和○年○月○日にサービス担当者会議を開催いたします。貴事業所には当日ご都合がつかないとのことですので、恐れ入りますが書面にてご意見を頂戴したく、お願い申し上げます。

  利用者氏名:○○ ○○ 様(○○○○年○月○日生・要介護○)
  照会事項:別紙またはご記入欄のとおり
  回答期限:令和○年○月○日(○)まで

 お忙しいところ恐縮ですが、下記ご記入のうえFAXにてご返信いただけますと幸いです。ご不明点はお電話にてお問い合わせください。

【ご記入欄】
 1.現在の支援状況・利用者の様子:
 2.ケアプラン(原案)へのご意見:
 3.サービス継続・変更についてのご意見:
 4.その他留意点:

  ご回答日 令和○年○月○日  ご記入者         

新人ケアマネ新人

この1枚があれば、あとは日付と名前を変えるだけでいいんですね。

ベテランケアマネ先輩

そう。ただ記入欄を用意しておくのがコツよ。相手が書き込むだけで済むから、回答が返ってきやすいの。医療機関には御机下・御侍史の使い分けも忘れずにね。

【場面別】照会の依頼文 文例10選

会議の性質や欠席の理由に合わせて、依頼文の一文を差し替えると自然です。

  1. 1【初回】このたび新規にケアプランを作成するにあたり、サービス担当者会議を開催いたします。貴事業所のご意見を書面にて頂戴したくお願い申し上げます。
  2. 2【更新】要介護認定の更新に伴いケアプランを見直します。現行サービスの継続可否について、ご意見をお聞かせください。
  3. 3【区分変更】区分変更申請の結果を受け、支援内容を調整いたします。変更後の支援量について貴職のお考えをお伺いします。
  4. 4【状態変化】利用者の状態に変化が見られ、緊急にプランを検討する必要が生じました。恐れ入りますが至急ご意見をお願いいたします。
  5. 5【医師宛・多忙配慮】ご多忙のところ恐縮ですが、外来受診時のご様子を踏まえたご助言を書面にて頂戴できれば幸いです。
  6. 6【当日欠席】本日はご都合がつかず誠に残念です。会議で話し合った内容は追ってお伝えしますので、事前にご意見を頂戴できますでしょうか。
  7. 7【日程調整困難】短期間での開催となり、日程を合わせることができませんでした。書面にてご意見を反映させていただきたくお願いいたします。
  8. 8【福祉用具】選定・継続にあたり、貴社のご専門の立場から適合状況についてのご意見をお願いいたします。
  9. 9【薬剤師宛】服薬状況と相互作用の留意点について、居宅療養管理指導の観点からご助言をいただけますでしょうか。
  10. 10【家族宛】遠方にお住まいのご家族様にも、今後の支援方針についてご意向をお伺いしたくご連絡いたしました。
欠席した担当者へ電話で意見を照会するケアマネ

【職種別】照会への回答(意見)文例200事例

ここからは、照会に対して各担当者から返ってくる(あるいはケアマネが電話で聞き取って要約する)意見の文例です。第4表の「担当者の意見」や支援経過に転記しやすいよう、簡潔にまとめています。実際の状態に合わせて語尾や固有名詞を調整してください。

注意:あくまで文例です意見は担当者本人の判断に基づくものです。ケアマネが創作して記載すると事実と異なる記録になります。必ず実際に聞き取った内容をもとに、表現の整えにこのリストを使ってください。

主治医・医療機関からの意見(1〜20)

  1. 1現在の内服を継続。血圧は安定しており、現行のサービス内容で問題ない。
  2. 2糖尿病のコントロールは良好。デイでの運動は継続して差し支えない。
  3. 3心不全の既往あり。入浴時は長湯を避け、体調変化時は速やかに連絡を。
  4. 4転倒リスクが高いため、歩行時の見守りと環境整備を継続してほしい。
  5. 5誤嚥のリスクがあり、食形態は現状(きざみ・とろみ)を維持すること。
  6. 6認知症の進行は緩やか。服薬管理は家族・ヘルパーの支援を継続。
  7. 7創部の状態は改善傾向。訪問看護による処置を当面継続とする。
  8. 8リハビリの効果あり。訪問リハの回数は現状維持が望ましい。
  9. 9体重減少に留意。栄養状態を継続観察し、変化があれば受診を。
  10. 10脱水の既往あり。夏季は水分摂取の声かけを重点的にお願いしたい。
  11. 11血糖の変動に注意。低血糖症状が出た場合の対応を関係者で共有を。
  12. 12関節痛が増悪。無理のない範囲での運動にとどめること。
  13. 13現在の要介護度に見合った支援内容と考える。異存はない。
  14. 14次回受診時に検査を予定。結果により支援内容の再検討を依頼したい。
  15. 15在宅酸素を導入中。動作時のSpO2低下に注意し、無理をさせないこと。
  16. 16嚥下機能の低下あり。歯科と連携し口腔ケアを強化してほしい。
  17. 17排便コントロールに課題。下剤調整中のため排便状況を記録し報告を。
  18. 18抗凝固薬を服用中。転倒・出血に十分注意し、外傷時は連絡を。
  19. 19本人の生活意欲を尊重し、通所での交流を継続する方針に賛同する。
  20. 20看取りを視野に入れた段階。本人・家族の意向を最優先に支援を。

訪問看護からの意見(21〜38)

  1. 21バイタルは安定。週2回の訪問で健康管理を継続する方針でよい。
  2. 22創部の処置は順調。感染徴候なく、治癒まで訪問を継続する。
  3. 23服薬アドヒアランスに課題。配薬カレンダーの活用を提案したい。
  4. 24浮腫が見られる。下肢挙上と塩分制限について家族へ助言済み。
  5. 25血糖測定とインスリン管理を支援中。手技は安定してきている。
  6. 26膀胱留置カテーテル管理中。閉塞・尿混濁に注意し観察を継続。
  7. 27褥瘡は改善傾向。体位変換と除圧マットの継続使用を推奨する。
  8. 28呼吸状態に変動あり。酸素流量の指示を主治医と再確認したい。
  9. 29疼痛コントロールは概ね良好。頓用薬の使用状況を共有する。
  10. 30本人の不安が強い。精神的支援を含め訪問頻度は現状維持が望ましい。
  11. 31食事量の低下あり。栄養補助食品の導入を検討してはどうか。
  12. 32ストーマ管理は自立に近い。定期的な観察のみで対応可能。
  13. 33点滴・中心静脈栄養を管理中。清潔操作を徹底し感染予防に努める。
  14. 34転倒後の経過は良好。リハと連携し離床を進めてよい。
  15. 35睡眠リズムが乱れている。日中の活動量を増やす支援を提案したい。
  16. 36皮膚の乾燥・掻痒あり。保湿ケアを介護職とも共有していきたい。
  17. 37家族の介護負担が増加。レスパイト目的のショート利用に賛成する。
  18. 38現行のプラン内容に異存なし。状態変化時は速やかに連絡する。

訪問介護(ヘルパー)からの意見(39〜56)

  1. 39身体介護は安定して提供できている。現在の週3回の訪問を継続したい。
  2. 40調理・掃除の生活援助を提供中。本人の自立度に合わせ内容を調整する。
  3. 41入浴介助時にふらつきあり。手すり増設と見守り強化を提案したい。
  4. 42服薬確認を訪問時に実施。飲み忘れが減っており継続が望ましい。
  5. 43買い物同行を通じて外出機会を確保できている。継続を希望する。
  6. 44本人の意欲が低下気味。声かけを工夫し、できる家事を一緒に行う。
  7. 45排泄介助を支援中。失禁が増えており用具の見直しを検討したい。
  8. 46認知症状により拒否がみられる日がある。関わり方を関係者で共有を。
  9. 47食事摂取量が日によって差がある。記録を続け変化を共有していく。
  10. 48室内の段差でつまずく場面あり。福祉用具の追加を検討してほしい。
  11. 49本人と良好な関係を築けている。担当ヘルパーの継続を希望する。
  12. 50ゴミ出し・整理整頓が困難。生活援助の時間を確保したい。
  13. 51通院同行の依頼が増えている。訪問時間の調整をお願いしたい。
  14. 52独居で不安が強い。安否確認の意味でも訪問継続が有効と考える。
  15. 53体調の波が大きい。訪問時のバイタル確認結果を看護と共有したい。
  16. 54本人の希望で調理内容を工夫。食事の楽しみにつながっている。
  17. 55家族の来訪が減り孤立傾向。会話の時間を意識的に持つようにする。
  18. 56現在のサービス内容で支障はない。プラン継続に賛成する。

通所介護(デイサービス)からの意見(57〜74)

  1. 57週2回の通所に定着。他利用者との交流も見られ、継続が望ましい。
  2. 58入浴サービスを楽しみにされている。清潔保持の面からも継続を希望。
  3. 59機能訓練に意欲的。歩行能力の維持につながっており継続したい。
  4. 60送迎時にふらつきあり。乗降介助を強化して対応している。
  5. 61食事は全量摂取。デイでの食事が栄養確保の一助となっている。
  6. 62レクへの参加が消極的。本人の好みに合った活動を検討したい。
  7. 63認知機能の維持を目的に回想法を実施。表情が良くなっている。
  8. 64血圧が高めの日がある。来所時のバイタルを看護・主治医と共有。
  9. 65利用日数の増加を本人が希望。家族の介護負担軽減にもつながる。
  10. 66他者との関わりで表情が明るくなった。社会参加の効果を感じる。
  11. 67トイレ誘導を実施。失禁が減り本人の自尊心維持につながっている。
  12. 68疲労が見られる日がある。活動量を調整しながら支援している。
  13. 69口腔体操を継続。むせ込みの減少が見られ歯科と連携したい。
  14. 70入浴を拒否される日がある。無理せず本人の意向を尊重している。
  15. 71体重の変動に留意し、来所ごとに測定・記録を継続している。
  16. 72本人の役割づくり(配膳の手伝い等)で意欲が向上している。
  17. 73季節行事への参加を楽しみにされている。生活の張りになっている。
  18. 74現行の利用内容で問題なく、プラン継続に賛同する。

通所リハ(デイケア)・訪問リハからの意見(75〜92)

  1. 75下肢筋力の維持が図れている。週2回のリハを継続する方針でよい。
  2. 76歩行距離が延伸。屋外歩行練習を段階的に取り入れていきたい。
  3. 77バランス能力に改善。転倒予防の観点から訓練継続が望ましい。
  4. 78関節可動域の低下あり。拘縮予防のストレッチを重点的に行う。
  5. 79ADL(更衣・整容)の自立度が向上。生活場面での実践を促す。
  6. 80疼痛により訓練量に制限あり。主治医と相談し負荷を調整する。
  7. 81嚥下訓練を実施中。食形態のステップアップを歯科と検討したい。
  8. 82本人の目標(トイレ自立)に向け、段階的に訓練を進めている。
  9. 83自宅環境に合わせた動作練習を実施。手すり位置の助言を行った。
  10. 84訪問リハで在宅動作を確認。玄関の段差解消を提案したい。
  11. 85意欲の低下がみられる。目標設定を見直し達成感を持てるよう工夫。
  12. 86上肢機能の改善あり。自助具の活用で食事動作の自立を目指す。
  13. 87呼吸リハを併用。息切れの軽減が見られ活動範囲が広がっている。
  14. 88認知面への配慮が必要。反復と声かけで動作の定着を図っている。
  15. 89退院後の機能回復は順調。回数は現状維持で経過を見たい。
  16. 90家族への介助指導を実施。在宅での練習継続をお願いしたい。
  17. 91目標達成が近い。今後は維持期のプログラムへ移行を検討する。
  18. 92現行のリハ内容に異存なく、プラン継続に賛成する。

福祉用具・住宅改修からの意見(93〜108)

  1. 93現在の車いすは適合良好。継続してモニタリングしていく。
  2. 94特殊寝台は身体状況に合致。褥瘡予防の観点からも継続が望ましい。
  3. 95手すりの追加設置により移動が安定した。効果を確認している。
  4. 96歩行器の使用で外出機会が増えた。適合状況に問題はない。
  5. 97体圧分散マットレスを導入。皮膚状態の改善が見られる。
  6. 98ポータブルトイレの設置で夜間の転倒リスクが減少した。
  7. 99身体状況の変化に伴い、車いすの再選定を検討したい。
  8. 100スロープ設置により玄関の出入りが自立できるようになった。
  9. 101入浴用いす・シャワーチェアの利用で入浴動作が安定している。
  10. 102段差解消のための住宅改修を提案。見積りを提出予定である。
  11. 103移乗用リフトの導入で介護者の負担が軽減された。
  12. 104用具の点検を定期実施。破損・不具合はなく安全に使用できている。
  13. 105本人の身長・体格に合わせ調整済み。適合に問題はない。
  14. 106認知症により使用方法の混乱あり。家族への説明を再度行った。
  15. 107屋外用手すりの設置で通院時の安全性が向上した。
  16. 108現行の福祉用具の内容で支障はなく、継続に賛同する。

ショートステイ・訪問入浴・その他サービスからの意見(109〜124)

  1. 109ショート利用中は落ち着いて過ごされている。家族のレスパイトに有効。
  2. 110短期入所時の服薬・食事管理は問題なく実施できている。
  3. 111環境変化による不穏が一時みられたが、翌日には落ち着かれた。
  4. 112定期的なショート利用で在宅生活の継続につながっている。
  5. 113訪問入浴により清潔保持ができ、皮膚トラブルの予防になっている。
  6. 114入浴時のバイタル確認を実施。体調に応じ部分浴で対応している。
  7. 115本人が入浴を心待ちにされている。生活の楽しみになっている。
  8. 116訪問入浴時に皮膚状態を観察し、看護と情報共有を行っている。
  9. 117小規模多機能で通い・泊まりを柔軟に利用でき、状態が安定している。
  10. 118夜間対応型の訪問で、家族の夜間負担が軽減されている。
  11. 119配食サービスにより栄養バランスの確保ができている。
  12. 120緊急通報装置の設置で独居の安心感につながっている。
  13. 121定期巡回・随時対応で、必要時に速やかな支援が可能になっている。
  14. 122認知症対応型通所で、なじみの関係の中で穏やかに過ごされている。
  15. 123ショート利用日の調整について、家族の予定に配慮して継続したい。
  16. 124現行のサービス利用に問題なく、プラン継続に賛成する。

薬剤師・歯科(居宅療養管理指導)からの意見(125〜140)

  1. 125服薬状況は概ね良好。一包化により飲み間違いが減少している。
  2. 126残薬が確認された。用法の見直しを主治医へ提案する予定である。
  3. 127多剤併用のため相互作用に留意。定期的に処方内容を確認していく。
  4. 128嚥下状態に合わせ、簡易懸濁法での服薬を提案したい。
  5. 129服薬カレンダーの活用で管理が改善。ヘルパーと連携し継続する。
  6. 130血圧・血糖の変動に応じた頓用薬の使い方を家族へ説明済み。
  7. 131お薬の保管方法に課題。冷所保管薬の管理を家族へ助言した。
  8. 132口腔内の衛生状態に改善あり。定期的な口腔ケアを継続してほしい。
  9. 133義歯の不適合により咀嚼困難。調整を実施し経過を観察する。
  10. 134誤嚥性肺炎の予防のため、口腔清掃の徹底を関係者と共有したい。
  11. 135歯周病の進行がみられる。定期的な歯科受診・訪問診療を継続する。
  12. 136食形態の調整について、嚥下機能の評価をもとに助言を行った。
  13. 137口腔乾燥が強い。保湿と水分補給を介護職と連携して行いたい。
  14. 138服薬拒否がみられる。剤形の変更を主治医と相談していく。
  15. 139口腔機能訓練により、むせ込みの頻度が減少している。
  16. 140現在の管理内容で問題なく、プラン継続に異存はない。

地域包括支援センター・行政・その他関係機関の意見(141〜152)

  1. 141総合事業からの移行後も、生活機能の維持が図れている。
  2. 142権利擁護の観点から、成年後見制度の利用を検討してはどうか。
  3. 143独居高齢者として見守りネットワークでの支援を継続していく。
  4. 144虐待の兆候は確認されない。引き続き関係機関で見守る。
  5. 145経済的な課題があり、利用者負担軽減制度の案内を行った。
  6. 146民生委員と連携し、地域での孤立防止に努めていきたい。
  7. 147家族支援の観点から、介護者教室の情報提供を行った。
  8. 148災害時の個別避難計画について、関係者で共有を進めたい。
  9. 149認知症初期集中支援チームとの連携で、受診につながった。
  10. 150ボランティア・地域資源の活用で社会参加の機会を確保したい。
  11. 151生活保護担当と連携し、必要な支援の調整を継続する。
  12. 152現在の支援体制で適切と考える。プラン内容に異存はない。

本人・家族からの意向(153〜172)

  1. 153(本人)できる限り自宅で暮らし続けたい。今のサービスを続けたい。
  2. 154(本人)お風呂に入れるデイが楽しみ。これからも通いたい。
  3. 155(本人)自分でできることは自分でやりたい。手伝いすぎないでほしい。
  4. 156(本人)足腰が弱ってきたのでリハビリを続けたい。
  5. 157(本人)人と話す機会が増えて元気が出た。通所を続けたい。
  6. 158(本人)夜のトイレが不安。安全に過ごせるようにしてほしい。
  7. 159(本人)家族に迷惑をかけたくない。無理のない範囲で支援を受けたい。
  8. 160(本人)今の担当ヘルパーさんに続けてお願いしたい。
  9. 161(家族)仕事があり日中の介護が難しい。デイの利用を継続したい。
  10. 162(家族)介護の負担が大きい。ショートステイを定期的に利用したい。
  11. 163(家族)本人が自宅で過ごせるよう、できる限り支援してほしい。
  12. 164(家族・遠方)頻繁に通えないため、見守りを手厚くしてほしい。
  13. 165(家族)服薬管理が不安なので、専門職の支援を継続してほしい。
  14. 166(家族)夜間の対応が負担。夜間対応サービスの導入を希望する。
  15. 167(家族)本人の意向を尊重しつつ、安全面を優先してほしい。
  16. 168(家族)経済的な負担も考え、必要なサービスに絞りたい。
  17. 169(家族)認知症の進行が心配。今後の見通しも相談したい。
  18. 170(家族)在宅での看取りも視野に、本人の希望を大切にしたい。
  19. 171(家族)現在のケアプランに満足している。このまま継続を希望する。
  20. 172(家族)状態が変わったときは早めに相談させてほしい。

照会結果の記録例(第4表・第5表)

照会は「聞いて終わり」ではなく、記録に残して初めて完結します。ここでは第4表(サービス担当者会議の要点)と第5表(支援経過)への記載例を示します。

第4表「担当者の意見」欄への記載例(173〜188)

  1. 173○○病院・○○医師:照会(○/○FAX送付、○/○回答)。現行サービス継続で問題なし。
  2. 174訪問看護○○:欠席のため書面照会。週2回の訪問で健康管理を継続する方針に同意。
  3. 175ヘルパー○○事業所:照会により回答。生活援助の内容は現状維持が望ましいとの意見。
  4. 176デイサービス○○:都合により欠席、電話照会(○/○)。通所継続に賛成。
  5. 177福祉用具○○:書面照会。特殊寝台・手すりの適合良好、継続で問題なしと回答。
  6. 178○○薬局・薬剤師:照会(○/○)。一包化により服薬管理は改善、継続とする。
  7. 179歯科○○:欠席のため照会。口腔ケア強化の助言あり、関係者で共有。
  8. 180訪問リハ○○:書面照会。下肢筋力維持が図れており回数は現状維持を希望。
  9. 181ショート○○:照会により回答。定期利用でレスパイト効果あり、継続に同意。
  10. 182本人:会議に同席困難のため事前に意向確認。自宅での生活継続を希望。
  11. 183家族(長女・遠方):電話照会(○/○)。見守りの強化を希望、方針に同意。
  12. 184主治医:多忙のため書面照会。転倒予防と服薬継続の指示、プランに反映。
  13. 185地域包括○○:照会により回答。見守りネットワークでの支援継続に賛同。
  14. 186訪問入浴○○:書面照会。清潔保持に有効、現行内容で継続する方針に同意。
  15. 187○○事業所:照会に対し、状態変化なく現行プラン継続で異存なしとの回答。
  16. 188全欠席者に照会を実施し、いずれも原案に同意。会議での決定内容と齟齬なし。

支援経過(第5表)への記載例(189〜204)

  1. 189○/○ サービス担当者会議開催。○○医師は欠席のため、同日FAXにて意見照会を依頼。
  2. 190○/○ ○○医師より照会の回答をFAXで受領。現行サービス継続の指示あり。第4表に反映。
  3. 191○/○ 訪問看護○○へ電話で意見照会。週2回訪問の継続に同意を得た。
  4. 192○/○ 欠席のヘルパー事業所へ照会文書を送付。回答期限は○/○とした。
  5. 193○/○ 福祉用具○○より照会回答を受領。用具の適合良好、継続で問題なしとのこと。
  6. 194○/○ 家族(長女)へ電話で意向を照会。遠方のため見守り強化を希望された。
  7. 195○/○ ○○薬局へ服薬状況について照会。残薬なく管理良好との回答を得た。
  8. 196○/○ 歯科○○より照会回答。口腔ケア強化の助言を関係事業所へ情報提供した。
  9. 197○/○ デイサービス○○へ電話照会。通所定着し交流も良好、継続を希望された。
  10. 198○/○ 主治医へ書面照会を郵送。回答は次回受診時に持参いただく予定。
  11. 199○/○ ショート○○より照会回答受領。レスパイト目的の定期利用に同意を得た。
  12. 200○/○ 訪問リハより照会回答。機能維持のため現状の回数継続を希望された。
  13. 201○/○ 地域包括へ照会。見守り体制の継続と成年後見制度の情報提供を受けた。
  14. 202○/○ 照会した全担当者より回答を受領。会議決定内容と相違ないことを確認した。
  15. 203○/○ 本人・家族に照会結果と会議で決定した支援方針を説明し、同意を得た。
  16. 204○/○ 照会文書および回答書を保管。第4表へ反映し、ケアプランを確定した。

照会の進め方(5ステップ)

  • 出席可否を早めに確認会議日を決めたら、各担当者へ出席可否を打診。欠席が分かった時点で照会の準備に入る。
  • 聞きたいことを絞って文書化「継続の可否」「留意点」など、答えやすい項目に絞って照会文書を作成する。
  • 送付し回答期限を伝えるFAX・メール・郵送などで送付。会議日までに間に合う回答期限を明記する。
  • 回答を第4表に反映受領した意見を第4表の担当者意見欄に転記。会議の決定内容と照らし合わせる。
  • 支援経過に経過を残す照会日・回答日・内容を第5表に記録し、照会文書・回答書を保管する。
注意:運営指導で見られるポイント照会は「①依頼した記録」「②回答の記録」「③プランへの反映」の3点セットで残すのが基本です。回答をもらったのに第4表が空欄だと、意見を反映したことが証明できません。文書は原本を保管しておきましょう。
照会で得た意見を記録用紙に記入する手元

照会を使うときの注意点

照会だけで会議を省略しない

担当者会議は原則開催が必要です。照会はやむを得ず欠席した担当者への補完手段であり、全員に照会して会議を開かない運用は認められません。「なぜ会議に代えて照会にしたのか」を説明できる理由(末期がんで急を要する等の例外を除く)が必要です。

個人情報の取り扱いに配慮する

照会文書には利用者の氏名や状態が含まれます。FAX誤送信を防ぐため、送信前に番号を確認し、送付状に「関係者以外の閲覧・転送はご遠慮ください」の一文を添えると安心です。メールの場合はパスワード付きファイルにするなど、事業所のルールに従いましょう。

「異議なし」だけで済ませない

回答が「異議なし」だけでも記録上は成立しますが、専門職ならではの留意点を一言もらえると、その後の支援に活きます。照会文書に具体的な問いを載せておくのがコツです。

よくある質問(FAQ)

照会だけでサービス担当者会議を開催しなくてもよいですか?
原則として会議の開催が必要です。照会は、やむを得ず欠席した担当者から意見を求める補完的な手段です。末期がんなどで会議開催が困難な例外を除き、全員への照会で会議を省略することはできません。
照会はFAXでも電話でもよいですか?
いずれも可能です。書面(FAX・メール・郵送)だと回答が記録として残り確実です。電話で聞き取った場合は、内容を支援経過(第5表)に要約して記録し、いつ・誰に・何を聞いたかを残しておきましょう。
主治医が忙しくて回答をもらえません。どうすれば?
答えやすいよう質問を絞るのが有効です。「現行サービス継続の可否」「留意点の有無」などにチェック方式で回答できる欄を用意し、次回受診時に持参してもらう方法もあります。御机下・御侍史など宛名の礼儀にも配慮すると回収率が上がります。
照会した記録はどこに残せばよいですか?
第4表(サービス担当者会議の要点)の担当者意見欄に「照会した旨と回答内容」を記載し、支援経過(第5表)に照会日・回答日・やりとりを残します。照会文書と回答書の原本も保管しておくと、運営指導の際に安心です。
回答が「異議なし」だけでも記録として大丈夫ですか?
記録上は成立しますが、専門職としての留意点を一言添えてもらうと支援の質が上がります。照会文書に具体的な問いを入れておくと、単なる同意以上の情報が得られます。
家族が遠方で会議に参加できません。照会でよいですか?
問題ありません。電話や書面で意向を確認し、その内容を第4表・第5表に記録します。遠方家族の対応は別記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
まとめ

  • 照会は、サービス担当者会議に出席できない担当者から意見を求める手続き。会議は原則開催し、欠席者にだけ照会する。
  • 照会文書は「送付状+記入欄」の1枚テンプレートにしておくと使い回しがきき、回答も返ってきやすい。
  • 聞きたいことは継続の可否・留意点など答えやすい形に絞るのがコツ。
  • 得た意見は第4表(要点)に反映し、第5表(支援経過)に経過を記録。文書は原本を保管する。
  • 「依頼の記録・回答の記録・プランへの反映」の3点セットが、運営指導でも問われる基本形。

ケアマネ向けのおすすめの本を紹介します!

ぜひ、クリックして確認してみてください。

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次