介護記録の電子化｜紙から記録システムへ移行する手順と定着のコツ

「手書きの記録を、あとでパソコンに打ち直している」「記録用紙を探すのに時間がかかる」。紙中心の介護記録は、書く・転記する・探す・保管するのそれぞれに手間がかかります。

結論からいうと、介護記録の電子化は、記録・転記・集計の時間を減らし、職員間の情報共有を速くできる取り組みです。成功させるには、いきなり全部を変えず、目的を決めて小さく始め、職員が使いこなせるよう段階的に移行することが大切です。この記事では、介護記録を電子化するメリットと課題、紙から記録システムへ移行する手順、定着させるコツをまとめました。

介護記録を電子化するメリット

厚生労働省も、介護現場の生産性向上の取り組みとして、ICTを活用した記録や情報共有を推進しています。介護記録の電子化は、その中心となる取り組みです。

新人

転記の手間がなくなるだけでも、かなり違いますね。

先輩

そうよ。「同じことを2回書く」をなくすのが、電子化の一番わかりやすい効果ね。その分の時間を、利用者さんと関わる時間に回せるわ。

介護記録の電子化の課題

• 導入費用：ソフトの利用料、タブレットや通信環境の整備に費用がかかる
• 職員の慣れ：機械が苦手な職員にとっては、最初は手書きより時間がかかることがある
• 入力の手間：入力画面が使いにくいと、かえって記録の負担が増える
• トラブルへの備え：停電や通信障害、端末の故障のときにどう記録するかを決めておく必要がある
• 情報セキュリティ：端末の紛失やパスワードの管理など、個人情報を守る対策が必要

介護記録システムの種類と選び方

選ぶときは、現場の職員が実際に試して「これなら使える」と感じるかを最も大切にしましょう。ボタンの大きさ、文字の見やすさ、よく使う記録が何回のタップで終わるかを確認します。定型文や選択式の入力ができると、記録の時間を大きく減らせます。

紙から介護記録システムへ移行する手順

• 今の記録を洗い出すどんな記録を、誰が、いつ、何に書いているかを一覧にします。同じ内容を複数の用紙に書いている「重複」を見つけます。
• 目的と範囲を決める「転記をなくす」「申し送りの時間を半分にする」など目的を決め、最初に電子化する記録を選びます。
• システムを選び、試す複数のシステムを現場の職員と一緒に試し、使いやすいものを選びます。
• 環境を整えるタブレットの台数、Wi-Fiが届く範囲、充電場所、端末の保管方法を決めます。
• 小さく始める一つのフロアや一部の記録から始め、問題点を直しながら広げていきます。
• 紙と並行して確認する最初の1〜2か月は必要に応じて紙も残し、記録漏れがないことを確認してから紙をやめます。
• 振り返る記録にかかる時間や残業時間などを、導入前と比べて効果を確かめます。

新人

一気に全部変えないほうがいいんですね。

先輩

そうなの。最初の成功体験が、ほかの職員を巻き込む力になるわ。うまくいった部署の職員に、ほかの部署で教える役をお願いするのも効果的よ。

電子化を職員に定着させるコツ

• 推進役を決める：各部署に一人、操作に詳しい担当者を置き、困ったときにすぐ聞ける体制をつくる
• 操作の研修を短く何度も：一度の長い研修より、10〜15分の練習を何回か行うほうが身につきやすい
• 入力のルールを決める：何をどこまで書くか、定型文の使い方をそろえる
• 苦手な職員を置き去りにしない：音声入力や選択式の入力を活用し、ペアで操作するなど工夫する
• 効果を見える化する：「申し送りが10分短くなった」など、変化を職員に伝える
• トラブル時の手順を決める：通信障害のときは紙の予備用紙に書き、復旧後に入力するなど、手順を決めておく

情報セキュリティのルール

電子化すると、たくさんの個人情報が端末の中に入ります。次のようなルールを決めておきましょう。

便利さとセキュリティは両立させることが大切です。厚生労働省のガイドラインも参考に、事業所の実情に合ったルールをつくりましょう。

記録の質も見直すチャンス

電子化をきっかけに、記録の書き方そのものを見直す事業所も多いです。主観ではなく観察した事実を書く、必要な項目をそろえるといった基本を、入力画面の項目設計に反映させると、記録の質も上がります。

よくある質問