AI文字起こしで面談記録｜ケアマネが使う手順と録音の同意の取り方

「面談の内容をメモしきれない」「訪問のあとに支援経過を書くのに時間がかかる」。ケアマネの面談記録の負担を減らす方法として、AIによる文字起こしを使う事業所が増えています。

結論からいうと、AI文字起こしは、面談や会議の音声を自動で文字にし、要約までできる便利な道具です。ただし、録音するには本人・家族の同意が必要で、個人情報を扱うサービスの選び方にも注意が必要です。この記事では、ケアマネがAI文字起こしを使う場面、導入から記録までの手順、同意の取り方、注意点をまとめました。

AI文字起こしとは？ケアマネが使う場面

AI文字起こしは、録音した音声や、その場で話している声をAIが聞き取り、自動で文章にする機能です。最近は、文字にするだけでなく、要点をまとめる、話した人ごとに分ける、議事録の形に整えるといった機能を持つものも増えています。

新人

面談中にメモを取らなくていいなら、本人の表情をよく見られますね。

先輩

そうなの。メモに追われず、相手の目を見て話を聞けるのが一番のメリットよ。記録の時間が減るのはもちろん、面談の質も上がるわ。

AI文字起こしで面談記録を作る手順

• 事業所でルールを決める使ってよいサービス、録音してよい場面、データの保存期間と削除の方法を決めます。
• 同意を得る面談の前に、本人・家族に録音の目的と扱いを説明し、同意を得ます（方法は次の章で解説）。
• 録音するスマートフォンやICレコーダーを、話す人の近くに置きます。テレビの音や雑音が少ない環境が理想です。
• 文字起こし・要約する事業所で許可されたサービスで文字にし、要約機能で要点をまとめます。
• 内容を確認・修正する聞き間違いや専門用語の誤変換がないかを確認し、記録の様式に合わせて整えます。
• 音声データを削除する記録ができたら、決めたルールに沿って音声と文字起こしのデータを削除します。

AI文字起こしで録音するときの同意の取り方

面談の音声には、病気や家族関係などの、とても個人的な情報が含まれます。録音する前に、本人・家族に目的と扱いを説明し、同意を得ることが欠かせません。

説明する内容

• 録音の目的（話を正確に記録し、支援に生かすため）
• 録音を文字にするために、AIのサービスを使うこと
• 音声や文字のデータの保管方法と、削除する時期
• 録音を断っても、支援の内容に影響しないこと
• 途中で録音を止めてほしいときは、いつでも言ってよいこと

同意の記録

口頭で同意を得た場合も、支援経過に「録音について説明し、同意を得た」と記録しておきます。事業所によっては、契約時に録音の同意書をもらう方法をとっています。サービス担当者会議では、参加者全員に録音することを伝えてから始めましょう。

新人

断られたら、どうすればいいですか？

先輩

無理に録音せず、これまで通りメモを取ればいいの。録音に抵抗を感じる人がいるのは当然よ。信頼関係ができてから、改めて相談してもいいわね。

サービス選びと個人情報の注意点

AI文字起こしのサービスは、無料のスマートフォンアプリから、法人向けの有料サービス、介護ソフトに組み込まれた機能までさまざまです。選ぶときは、次の点を確認しましょう。

個人のスマートフォンに、個人で契約したアプリを入れて業務の音声を扱うのは、情報漏えいのリスクが高くなります。業務で使う端末とサービスは、事業所として用意・管理するのが原則です。厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」なども参考に、事業所の情報セキュリティのルールに組み込みましょう。

端末をなくしたときに備える

録音した端末を紛失すると、利用者の個人情報が漏れるおそれがあります。端末にはパスワードや生体認証をかける、録音データを端末に残さない設定にする、紛失時に遠隔でデータを消せるようにするといった対策をとりましょう。

AI文字起こしを記録に生かすコツ

文字起こしの結果は、話した言葉がそのまま並んでいるため、そのままでは記録として使いにくいものです。次のコツで、記録に生かしやすくなります。

• 面談の最後に要点を口に出す：「今日決まったことは〇〇と〇〇ですね」とまとめて話すと、要約の精度が上がる
• 本人の言葉を残す：「家で最期まで暮らしたい」など、本人の大切な言葉はそのまま記録に引用すると、ケアプランの第1表に生かせる
• 事実と判断を分ける：文字起こしは「事実」の材料。そこからケアマネが考えたこと（判断）を分けて書く
• 要約の指示を決めておく：「生活の状況」「本人・家族の意向」「決まったこと」「次回までの課題」など、事業所で要約の項目をそろえる

記録の型を決めておくと、AIの出力を毎回同じ形に整えやすく、職員による記録の差も小さくなります。

よくある質問