介護現場の業務改善の進め方｜ムリ・ムダ・ムラの見つけ方と改善例

「人が足りず、毎日バタバタしている」「業務改善を任されたけど、何から手をつければいいかわからない」。介護現場では、人手不足のなかでケアの質を保つために、業務の見直しが欠かせなくなっています。

結論からいうと、介護現場の業務改善は、業務を見える化して「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ、小さな改善を試しては振り返るサイクルを回すことが基本です。いきなり機器を入れるのではなく、まず今の業務の流れを知ることから始めると失敗しにくくなります。この記事では、業務改善の考え方、ムリ・ムダ・ムラの見つけ方、具体的な進め方の手順と改善例をまとめました。

介護現場の業務改善が必要な理由

介護の現場では、人手不足が続いています。職員が増えにくいなかで、同じやり方を続けていると、一人ひとりの負担が重くなり、離職やケアの質の低下につながるおそれがあります。

業務改善の目的は、楽をすることではなく、限られた人数と時間を、利用者のために本当に必要なことに使えるようにすることです。厚生労働省も「介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン」を作り、業務改善の取り組みを後押ししています。

新人

「生産性向上」と聞くと、冷たいイメージがありました。

先輩

そう感じる人は多いわね。でも介護の生産性向上は、ムダを減らして生まれた時間を、利用者さんと話す時間や、職員がしっかり休む時間にあてるという考え方なのよ。

ムリ・ムダ・ムラの見つけ方

業務改善では、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つの視点で業務を見直すとわかりやすくなります。

業務を見える化する方法

• 業務時間の調査：数日間、職員が何にどれだけ時間を使っているかを記録する
• 職員アンケート：困っていること、ムダだと感じていることを集める
• 1日の流れの図：時間帯ごとの業務と人の配置を書き出し、集中している時間を見つける
• 動線の確認：職員の移動の道筋を図にし、行ったり来たりしている場所を見つける

介護現場の業務改善の進め方

• 改善チームをつくる管理者と各部署の職員でチーム（委員会）をつくり、取り組む目的を共有します。
• 現状を見える化する業務時間の調査やアンケートで、ムリ・ムダ・ムラを洗い出します。
• 課題に優先順位をつける効果が大きく、すぐに取り組めるものから選びます。最初は小さな課題で成功体験をつくります。
• 改善策を考えて試す一つのフロアや一つの業務で試してみます。
• 効果を確かめる業務時間、残業時間、職員の負担感、利用者の様子などを、改善の前後で比べます。
• 定着させて広げる効果があった方法を手順書にし、ほかの部署にも広げます。うまくいかなければやり方を見直します。

この流れは、計画（Plan）→実行（Do）→確認（Check）→改善（Action）のPDCAサイクルと同じです。一度で終わらせず、くり返し回すことが大切です。

新人

まずは小さな改善から始めるのがいいんですね。

先輩

そうよ。「申し送りを5分短くできた」くらいの小さな成功が、職員のやる気につながるの。大きな変化は、その積み重ねの先にあるわ。

介護現場の業務改善の具体例

厚生労働省のガイドラインでは、業務改善の取り組みを「職場環境の整備」「業務の明確化と役割分担」「手順書の作成」「記録・報告様式の工夫」「情報共有の工夫」「OJTの仕組みづくり」「理念・行動指針の徹底」の7つに整理しています。

改善例：申し送りを短くする

多くの事業所で取り組みやすいのが、申し送りの見直しです。たとえば、次のような工夫で、30分かかっていた申し送りを10〜15分に短くできた例があります。

• 全員に伝える内容と、担当者だけでよい内容を分ける
• 伝える項目（体調の変化、受診、家族からの連絡、注意が必要な利用者）を決めて、順番どおりに話す
• 記録に書いてあることは読み上げず、「記録を確認してください」で済ませる
• 立ったまま行い、開始と終了の時刻を決める

申し送りの時間が減れば、その分を利用者の起床や食事の介助にあてられます。毎日くり返す業務ほど、少しの短縮が大きな効果になるのがポイントです。

うまく進めるコツ

• 目的を何度も伝える：「何のための改善か」を職員全員で共有し続ける
• 反対意見も聞く：変化への不安には理由がある。意見を聞き、試してから判断する
• 効果を数字で示す：時間や件数などの数字で変化を見せると、納得が得られやすい
• 利用者への影響を確認する：改善によって利用者の安全やケアの質が下がっていないかを必ず確認する
• 外部の支援を使う：都道府県の生産性向上の相談窓口や研修を活用する

よくある質問