ケアマネの社用スマホ活用｜業務で使えるアプリと情報セキュリティ

「事業所から社用スマホを支給されたけど、電話以外に何に使えばいい？」「個人のスマホで利用者さんと連絡を取っていいの？」。訪問の多いケアマネにとって、スマートフォンは仕事を大きく効率化できる道具ですが、使い方を間違えると個人情報の漏えいにつながります。

結論からいうと、ケアマネの社用スマホは、電話・メッセージ・訪問先での記録・スケジュール管理・地図などで業務の効率化に役立ちます。一方で、利用者の個人情報を扱うため、端末のロック、使ってよいアプリ、紛失時の対応などのセキュリティのルールを事業所で決めて使うことが欠かせません。この記事では、社用スマホの活用法、業務で使えるアプリの種類、情報セキュリティのルールをまとめました。

ケアマネが社用スマホを使うメリット

• 外出先でも連絡が取れる：訪問の合間に、事業所や医療機関、家族からの連絡にすぐ対応できる
• 記録の時間が減る：訪問先で要点を入力すれば、事業所に戻ってからの清書の時間が減る
• 情報をすぐに確認できる：クラウド型の介護ソフトを使えば、利用者の情報やケアプランを外出先で確認できる
• 移動が効率的になる：地図アプリで訪問先へのルートや所要時間を確認できる
• 仕事と私生活を分けられる：私用の電話番号を利用者や事業所に教えずにすむ

新人

個人の電話番号を教えなくてすむのは、安心ですね。

先輩

そうなの。休みの日に私用の携帯に仕事の連絡が来る、という状況を防げるのも、社用スマホの大事な役割よ。働き方の面でもメリットがあるわ。

業務で使えるアプリ・機能の種類

私用スマホを業務で使うリスク

社用スマホがない事業所では、私用のスマホを業務に使っているケアマネもいます。しかし、次のようなリスクがあります。

• 端末を紛失したときに、事業所として遠隔でロックやデータの消去ができない
• 家族と共有している端末やアカウントから、情報が見られるおそれがある
• 個人で入れたアプリから、連絡先や写真が外部に送られるおそれがある
• 退職したあとも、利用者の情報や連絡先が端末に残る
• 休日や夜間にも連絡が来て、仕事と私生活の区別がつかなくなる

やむを得ず私用の端末を使う場合（BYOD）は、事業所として使ってよい範囲と、守るべきセキュリティの条件を文書で決め、本人の同意を得ることが必要です。

新人

便利だからと気軽に使っていましたが、リスクも大きいんですね。

先輩

そうよ。個人情報の漏えいは、利用者さんの信頼を失うだけでなく、事業所の責任も問われるの。「便利」と「安全」を両立するルールが大切なのよ。

社用スマホの情報セキュリティのルール

厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」などを参考に、事業所の個人情報保護の規程に、スマートフォンの扱いを組み込んでおくと安心です。複数の端末をまとめて管理できるサービス（MDM）を使うと、設定や紛失時の対応を事業所で一括して行えます。

使い始めるときに確認したいこと

• 事業所の規程やルールを読み、わからない点は管理者に確認する
• 画面ロック、遠隔での探索・消去の設定ができているかを確認する
• 利用者や家族に、連絡先が社用スマホに変わったことを伝える

社用スマホで働き方を整えるコツ

社用スマホはいつでも連絡が取れる便利さがある一方で、「常に仕事に追われている」感覚にもつながりやすい道具です。次のような工夫で、働き方を整えましょう。

• 通知を整理する：急ぎの連絡とそうでない連絡で、通知の方法を分ける
• 勤務時間外は転送する：営業時間外は事業所の当番や留守番電話に転送する
• 返信の目安を伝える：利用者や事業所に「メッセージは営業時間内に返信します」と伝えておく
• まとめて処理する時間をつくる：訪問の合間に、メッセージの確認と返信の時間を決める

道具に使われるのではなく、道具を使いこなす意識が大切です。事業所全体でルールをそろえると、一人だけが連絡を抱え込む状況も防げます。

よくある質問